Messaggio segreteria telefonica studio medico: 8 testi pronti

Il messaggio della segreteria telefonica dello studio medico deve dire in pochi secondi chi risponde e perché non c'è nessuno. Poi quando richiamare, a chi rivolgersi per un'urgenza e cosa lasciare nel messaggio. Qui trovi otto testi pronti da registrare: apertura, pausa, sera, sabato, ferie, festività, sostituto e chiusura improvvisa.

In breve:

• Il messaggio segue sempre lo stesso ordine: nome dello studio, motivo, quando richiamare, urgenze, cosa lasciare.
• Per le emergenze si indica il 112 o il 118; per le urgenze non gravi la continuità assistenziale o il 116117 dove è attivo.
• Nel messaggio non si chiedono dati sanitari: bastano nome e numero di telefono.
• Il testo principale sta sotto i trenta secondi e i numeri si dicono due volte.
• Ambulatorio Facile non registra la segreteria: tiene agende e prenotazioni, così chi richiama trova il posto libero subito.

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026

La segreteria telefonica è spesso il primo contatto di un paziente con lo studio, e quasi sempre è stata registrata anni fa. Dice ancora l'orario vecchio e cita un numero di guardia medica cambiato. Promette "vi richiameremo al più presto" a nome di una segretaria che non lavora più lì. Il paziente lo capisce in dieci secondi e smette di fidarsi del resto.

Cosa deve dire il messaggio della segreteria di uno studio medico

Il messaggio della segreteria non è un biglietto da visita: è un'istruzione. Chi chiama vuole sapere se può parlare con qualcuno e, se non può, cosa deve fare adesso.

L'ordine che funziona è sempre lo stesso:

1. Chi risponde: il nome dello studio o del medico, detto per esteso.
2. Perché non rispondete: siete in visita, è pausa, è sera, lo studio è chiuso per ferie.
3. Quando richiamare: giorno e fascia oraria, non "appena possibile".
4. Cosa fare in caso di urgenza: 112 o 118 per le emergenze, continuità assistenziale o 116117 per le urgenze non gravi.
5. Cosa lasciare: nome, cognome e numero di telefono, nient'altro.
6. Saluto: breve, senza formule commerciali.

Se registri un solo messaggio per tutto l'anno, i punti 2 e 3 diventano vaghi per forza. Per questo i testi qui sotto sono separati per situazione: si registrano una volta e si cambiano in un minuto quando serve.

Il lavoro di chi sta al telefono, al banco e in agenda è descritto nella guida alla segretaria dello studio medico. La segreteria telefonica copre solo il tempo in cui quella persona non c'è.

Molte chiamate fuori orario sono solo richieste di appuntamento. Se il paziente trova il posto libero quando richiama, il messaggio della segreteria ha fatto il suo lavoro.

Messaggio di benvenuto negli orari di apertura

Negli orari di apertura la segreteria scatta quando la linea è occupata o chi sta al banco è con un paziente. Il messaggio deve dire che qualcuno c'è e richiamerà, o che conviene riprovare a breve.

Testo 1. Linea occupata in orario di apertura

"Buongiorno, ha chiamato lo studio medico [nome dello studio]. In questo momento siamo impegnati con altri pazienti. Riprovi tra qualche minuto, oppure lasci nome, cognome e numero di telefono dopo il segnale: la richiamiamo entro la giornata. Se si tratta di un'emergenza, riagganci e chiami il 112 o il 118."

Usa "entro la giornata" solo se qualcuno ascolta davvero i messaggi ogni giorno. Se non è così, scrivi "riprovi più tardi" e basta.

Testo 2. Studio con più professionisti

"Buongiorno, ha chiamato il poliambulatorio [nome]. Il personale dell'accettazione è occupato. Per prenotare una visita lasci nome, cognome, numero di telefono e la specialità che le interessa. La richiamiamo nell'orario di apertura, dalle [ora] alle [ora]. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

Nel poliambulatorio chiedere la specialità serve a chi richiama: sa già quale agenda aprire. Non chiedere invece il motivo della visita o i sintomi.

Fuori orario, pausa pranzo e sabato

Fuori orario la domanda del paziente è una sola: quando riaprite? La risposta va data per prima, con giorno e ora.

Testo 3. Pausa pranzo

"Ha chiamato lo studio [nome]. Siamo in pausa e riapriamo oggi alle [ora]. Può richiamare da quell'ora, oppure lasciare nome e numero di telefono: la ricontattiamo nel pomeriggio. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

Testo 4. Sera e notte

"Ha chiamato lo studio [nome]. Lo studio è chiuso e riapre domani alle [ora]. I messaggi lasciati ora vengono ascoltati alla riapertura. Per un'urgenza non grave può rivolgersi alla continuità assistenziale al numero [numero], oppure al 116117 se è attivo nella sua Regione. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

Testo 5. Sabato e domenica

"Ha chiamato lo studio [nome]. Siamo chiusi per il fine settimana e riapriamo lunedì alle [ora]. Per un'urgenza non grave contatti la continuità assistenziale al numero [numero] o il 116117 dove è attivo. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118. Grazie e buon fine settimana."

Il 116117 è il numero europeo armonizzato per le cure mediche non urgenti. Secondo il Ministero della Salute è attivo in diverse Regioni e Province autonome, ma non ancora ovunque. Prima di registrarlo controlla la tua: se non è attivo, metti il numero della continuità assistenziale della tua ASL.

Ferie, festività, medico assente o sostituto: il testo da registrare

Le assenze programmate sono il caso in cui la segreteria sbaglia più spesso, perché qualcuno dimentica di cambiarla al rientro. Metti in calendario due promemoria: il giorno prima della chiusura e il giorno della riapertura.

Testo 6. Ferie con sostituto

"Ha chiamato lo studio del dottor [cognome]. Dal [data] al [data] il dottore è assente. Lo sostituisce il dottor [nome e cognome], che riceve in [indirizzo] il [giorni] dalle [ora] alle [ora], telefono [numero]. Ripeto il numero: [numero]. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

Per il medico di medicina generale l'avviso della sostituzione non è una cortesia. L'accordo collettivo nazionale chiede di informare gli assistiti, come spieghiamo nella guida al sostituto del medico di base. La segreteria è uno dei canali, insieme all'avviso in studio e al messaggio a chi ha già un appuntamento.

Testo 7. Chiusura per festività

"Ha chiamato lo studio [nome]. Lo studio è chiuso per le festività dal [data] al [data] e riapre il [giorno] alle [ora]. I messaggi verranno ascoltati alla riapertura. Per un'urgenza non grave contatti la continuità assistenziale al numero [numero] o il 116117 dove è attivo. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

Testo 8. Chiusura improvvisa in giornata

"Ha chiamato lo studio [nome]. Oggi lo studio è chiuso per un imprevisto. Gli appuntamenti di oggi verranno spostati: la contatteremo noi. Per un'urgenza non grave contatti la continuità assistenziale al numero [numero] o il 116117 dove è attivo. Per un'emergenza chiami il 112 o il 118."

La segreteria copre chi chiama. Chi ha un appuntamento va avvisato prima, per iscritto: trovi i testi pronti per chiusure, sostituti e ritardi negli avvisi ai pazienti. Per organizzare la giornata quando il medico manca all'improvviso c'è la guida all'assenza improvvisa del medico.

Urgenze: cosa dire e cosa non dire

La parte sulle urgenze è la più delicata del messaggio. Un testo vago può far aspettare un paziente che dovrebbe chiamare subito i soccorsi.

Una nota sulla privacy. Il messaggio non deve invitare a raccontare sintomi o diagnosi: per richiamare bastano nome, cognome e numero. Il Regolamento UE 2016/679 chiede di trattare solo i dati necessari allo scopo, e i messaggi vocali restano spesso su apparecchi che ascoltano più persone. Le regole generali sono nella guida al GDPR per lo studio medico.

Come si registra: durata, voce, aggiornamento

Un buon testo registrato male suona peggio di un testo mediocre registrato bene. Bastano dieci minuti e qualche accortezza.

1. Scrivi il testo prima. Mai improvvisare al microfono: si allunga e si inciampa sui numeri.
2. Cronometra. Leggi ad alta voce: il messaggio principale dovrebbe stare sotto i trenta secondi.
3. Numeri lenti e ripetuti. Ogni numero di telefono si dice cifra per cifra e due volte.
4. Una voce sola. Meglio chi sta al banco ogni giorno: i pazienti la riconoscono.
5. Stanza silenziosa. Niente sala d'attesa sullo sfondo, niente musica.
6. Ascolta da fuori. Chiama lo studio da un altro telefono e ascolta come arriva al paziente.
7. Due promemoria fissi. Uno prima di ogni chiusura, uno alla riapertura, per rimettere il testo standard.

Se lo studio ha un centralino con un menu di scelta, il messaggio di benvenuto va tenuto ancora più corto: le opzioni allungano già l'attesa.

Segreteria telefonica, avviso scritto o messaggio ai pazienti: quale usare

La segreteria è un canale passivo: raggiunge solo chi chiama. Per questo da sola non basta quando cambia qualcosa che riguarda pazienti già prenotati.

La regola pratica: la segreteria dice cosa fare a chi chiama, il messaggio scritto evita che qualcuno arrivi davanti a una porta chiusa. Se il telefono squilla troppo, il problema non è il testo della segreteria: lo affrontiamo nella guida su come ridurre le telefonate in segreteria.

Errori comuni

Come lo gestisce Ambulatorio Facile

Ambulatorio Facile non registra la segreteria telefonica e non è un centralino. Il messaggio lo registri sul telefono dello studio, con i testi qui sopra. Il gestionale entra in gioco dopo, quando qualcuno richiama per prenotare o spostare una visita.

Le funzioni che servono in quel momento:

• Agende dei professionisti, disponibilità e prenotazioni.
• Collegamento tra prenotazione e prestazione.
• Accesso dal browser, senza installazione, anche da una postazione diversa da quella del banco.

In uno studio con più medici, chi ascolta i messaggi al mattino apre le agende di tutti. Così richiama ciascun paziente con una data in mano. Il dettaglio è nella pagina dell'agenda. Per gli studi che vogliono anche canali scritti ci sono le pagine sulle prenotazioni online e sul bot WhatsApp.

Se vuoi capire come si adatta al tuo studio, prenota una call con noi oppure scrivici su WhatsApp.

Il telefono che resta, quello a cui risponde una persona, ha regole sue: le trovi nella guida all'accoglienza del paziente. Per chi usa WhatsApp con i pazienti ci sono le indicazioni su WhatsApp Business nello studio medico.

Un consiglio da chi segue tanti studi: riascolta la tua segreteria stasera, da un altro telefono. Se ti fa venire voglia di riagganciare, ai tuoi pazienti succede lo stesso.

Domande frequenti

Cosa devo dire in un messaggio di segreteria telefonica?

In uno studio medico bastano cinque informazioni, in quest'ordine. Il nome dello studio, perché non rispondete, quando si può richiamare, a chi rivolgersi per un'urgenza e cosa lasciare nel messaggio. Per le emergenze si indica il 112 o il 118, per le urgenze non gravi la continuità assistenziale o il 116117 dove è attivo. Niente dati sanitari e niente promesse che nessuno mantiene.

Come fare un messaggio di segreteria?

Si scrive il testo prima di registrare e si legge ad alta voce cronometrando. Poi si registra in una stanza silenziosa, con il telefono dello studio e non con il cellulare. Il messaggio principale sta sotto i trenta secondi. I numeri di telefono si dicono lentamente e due volte. Poi si chiama lo studio da un altro telefono per sentire come arriva al paziente.

Come deve essere il messaggio della segreteria quando lo studio è chiuso?

Deve dire subito che lo studio è chiuso e quando riapre, con giorno e orario. Poi indica a chi rivolgersi nel frattempo: 112 o 118 per le emergenze, continuità assistenziale o 116117 per le urgenze non gravi. Se nessuno ascolta i messaggi durante la chiusura, il testo lo dice chiaramente e invita a richiamare alla riapertura.

Cosa dire nel messaggio di segreteria quando il medico è in ferie?

Si dicono le date di assenza, il nome del sostituto con i suoi orari e il luogo dove riceve, poi i numeri per le urgenze. Per il medico di medicina generale l'accordo collettivo nazionale chiede di informare gli assistiti della sostituzione. La segreteria è uno dei canali, accanto all'avviso in studio e al messaggio a chi ha già un appuntamento.

Quanto deve durare il messaggio della segreteria telefonica?

Il messaggio principale dovrebbe stare sotto i trenta secondi: chi chiama vuole sapere se lo studio è aperto e cosa fare, non ascoltare una presentazione. Se le informazioni sono tante, si tengono solo quelle che cambiano il comportamento del paziente. Orari completi, servizi e indirizzo stanno meglio sul sito o in un messaggio scritto.