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Requisiti di un gestionale per poliambulatorio: la checklist voce per voce

Qui trovi i requisiti funzionali che si chiedono a un gestionale quando si compila un capitolato: non i requisiti hardware del computer e non i requisiti di autorizzazione all'esercizio di un poliambulatorio. Sono le funzioni che una struttura mette nella griglia di valutazione, dal Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0 alla DICOM Worklist, dalle convenzioni ai backup, e la nostra risposta voce per voce, con tre soli stati possibili e senza sfumature di comodo.

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Aggiornata al 15 settembre 2026. Quello che dipende dalla tua struttura lo trovi dichiarato come tale, non promesso.

Responsabile di un poliambulatorio esamina al computer la griglia dei requisiti di un gestionale sanitario
In sintesi

Ambulatorio Facile pubblica la checklist dei requisiti funzionali di un gestionale per poliambulatorio, quelli che entrano in un capitolato e non i requisiti hardware del computer né quelli di autorizzazione all'esercizio: sei blocchi di voci e tre soli stati possibili, Incluso, Modulo attivabile, Da definire insieme. Copre il Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0, la diagnostica per immagini con PACS e DICOM, l'interconnessione delle apparecchiature, la gestione del poliambulatorio, le funzioni amministrative e i requisiti tecnici e di sicurezza. Ogni riga rimanda alla pagina della funzionalità che la realizza, e quello che dipende dalla singola struttura è scritto come tale, non promesso. La risposta è tarata sui poliambulatori piccoli e medi, indicativamente da cinque a venti professionisti.

Aggiornato: settembre 2026

Tre stati, nessuna zona grigia

I capitolati si vincono con i sì. Noi preferiamo che il sì valga qualcosa: ogni requisito qui sotto ha uno di questi tre stati, e il terzo dice apertamente che la risposta dipende dalla tua struttura.

Incluso

È nel gestionale che usi dal primo giorno, senza costi aggiuntivi e senza attivazioni particolari.

Modulo attivabile

Esiste ed è pronto, e viene abilitato per la tua struttura in fase di avviamento, insieme alle sue configurazioni.

Da definire insieme

Dipende da come lavori tu, da chi fornisce i sistemi collegati o da una verifica tecnica: lo scriviamo nero su bianco prima di partire, non dopo.

La checklist, requisito per requisito

Sei blocchi, gli stessi in cui è organizzato un capitolato per un poliambulatorio. Ogni riga rimanda alla pagina della funzionalità che la realizza, così puoi verificare invece di fidarti.

Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Il punto su cui casca quasi ogni valutazione: non basta produrre un referto, va preparato nel formato previsto, firmato, trasmesso sul canale della regione e seguito fino alla ricevuta.

Alimentazione del FSE 2.0 con i documenti prodotti dalla struttura

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Referti di specialistica ambulatoriale e radiologia nei formati previsti

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Controllo dei dati e validazione tecnica del documento prima della trasmissione

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Firma digitale del referto e gestione del documento firmato da pubblicare

La firma avviene tramite servizi remoti o dispositivi compatibili, come token e smart card.

Modulo attivabileReferti digitali

Invio attraverso il canale regionale configurato

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Stato di elaborazione, ricevute e storico delle trasmissioni

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Gestione di errori, scarti e reinvii

Modulo attivabileFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Collegamento con il FSE della Regione Umbria

Canale regionale configurabile, compresa la Regione Umbria, nell'ambito dell'integrazione prevista; l'operatività si verifica in collaudo con la struttura.

Da definire insiemeFascicolo Sanitario Elettronico 2.0

Requisiti tecnici specifici richiesti dalla regione di riferimento

Li leggiamo insieme alla documentazione regionale della struttura e li mettiamo alla prova in collaudo, prima di dichiararli soddisfatti.

Da definire insiemeSi verificano in avviamento

Diagnostica per immagini: PACS e DICOM

Qui la domanda vera non è se esiste un modulo, ma se le apparecchiature smettono di chiedere alla tecnica di ribattere a mano nome e data di nascita.

Richieste di esame collegate al paziente e alla prestazione

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

DICOM Modality Worklist verso le apparecchiature integrate

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Liste di lavoro alimentate con i dati del paziente e della prestazione

Riduce la necessità di reinserire a mano i dati del paziente sulle apparecchiature.

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Integrazione con le apparecchiature diagnostiche che dialogano in DICOM

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

DICOM Storage per l'archiviazione delle immagini prodotte

Avviene tramite i servizi configurati del PACS integrato, che può essere quello della struttura o quello di un fornitore esterno.

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Ricerca degli studi tramite DICOMweb e apertura nel visualizzatore collegato

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Associazione tra paziente, richiesta, prestazione, immagini e referto

L'associazione è automatica tramite gli identificativi condivisi dai sistemi integrati, con strumenti per verificare e correggere i casi che richiedono un intervento dell'operatore.

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Percorso continuo dalla prenotazione e accettazione fino alla refertazione

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

PACS di riferimento della struttura

Ci integriamo con il PACS della struttura o con quello di un fornitore esterno: quale sia, e con quali servizi, si stabilisce in fase di configurazione.

Da definire insiemeSi sceglie in avviamento

Interconnessione delle apparecchiature

La voce che compare nei capitolati quando la struttura sta valutando un investimento. Diciamo con precisione cosa facciamo noi e cosa resta in capo al perito.

Scambio dei dati tramite protocolli e standard supportati

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Collegamento tra gestionale, apparecchiature diagnostiche e PACS

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Trasmissione delle informazioni necessarie all'esecuzione degli esami

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Acquisizione dei riferimenti agli studi prodotti

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Tracciamento degli scambi e degli esiti

Modulo attivabileRuoli, Permessi e Sicurezza

Documentazione tecnica della configurazione e delle prove di interconnessione

La produciamo insieme alla struttura durante la configurazione, con gli esiti delle verifiche tecniche consultabili ed esportabili.

InclusoAvviamento e collaudo

Idoneità dell'investimento alle agevolazioni 4.0

Non la dichiariamo noi. Forniamo la documentazione tecnica della configurazione e delle prove di interconnessione; la valutazione spetta al perito incaricato dalla struttura.

Da definire insiemeValutazione del perito della struttura

Gestione del poliambulatorio

Il cuore operativo: anagrafiche, agende, accettazione, cartella del paziente e referti nello stesso posto, senza passaggi a mano tra un software e l'altro.

Anagrafiche dei pazienti e recapiti

InclusoGestione Pazienti

Gestione di medici, professionisti sanitari e personale

InclusoCoordinamento del Personale

Catalogo delle prestazioni

InclusoAgenda Digitale

Listini delle prestazioni con prezzi e periodi di validità

Modulo attivabilePreventivi e Listini

Agende dei professionisti, disponibilità e calendari condivisi

InclusoAgenda Condivisa

Gestione di sale e ambulatori

InclusoAgenda Condivisa

Prenotazioni e gestione dell'agenda dalla segreteria

InclusoAgenda Digitale

Prenotazione autonoma del paziente da WhatsApp o dall'app

Il canale lato paziente e il bot si attivano quando lo studio è pronto, dentro il pacchetto concordato.

Modulo attivabilePrenotazioni Online

Accettazione dei pazienti

InclusoAgenda Digitale

Liste di lavoro e avanzamento delle attività

Modulo attivabileDiagnostica per Immagini

Cartella clinica del paziente con storico di visite, prestazioni e referti

Modulo attivabileCartella Clinica Digitale

Refertazione di specialistica ambulatoriale e radiologia con bozze e revisioni

Modulo attivabileReferti Digitali

Firma digitale dei referti riservata ai medici autorizzati

Modulo attivabileReferti Digitali

Caricamento e consultazione di documenti, PDF e allegati del paziente

Modulo attivabileCartella Clinica Digitale

Consensi e documentazione privacy con revoche e storico delle variazioni

I consensi si possono raccogliere anche con la firma grafometrica su tavoletta e restano consultabili dalla cartella del paziente.

Modulo attivabileCartella Clinica Digitale

Storico delle operazioni e tracciabilità delle modifiche

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Funzioni amministrative

Dal listino al preventivo, dalla pratica dell'ente all'incasso, fino a quanto spetta a ciascun professionista a fine mese. Tutto collegato alle stesse prestazioni dell'agenda.

Listini delle prestazioni con codici, descrizioni, prezzi e periodi di validità

Modulo attivabilePreventivi e Listini

Preventivi al paziente in PDF con più prestazioni, quantità e sconti

I prezzi applicati restano quelli del preventivo anche se il listino cambia dopo.

Modulo attivabilePreventivi e Listini

Fatturazione delle prestazioni al paziente

InclusoFatturazione e Tessera Sanitaria

Registrazione di pagamenti e incassi con controllo di saldati e residui

InclusoFatturazione e Tessera Sanitaria

Integrazione con il Sistema Tessera Sanitaria

Compresa la gestione degli esiti e delle correzioni previste dal canale.

InclusoFatturazione e Tessera Sanitaria

Convenzioni, assicurazioni e fondi sanitari con percentuali, franchigie e massimali

Modulo attivabileConvenzioni, Assicurazioni e SSN

Ripartizione degli importi tra quota del paziente e quota dell'ente

Modulo attivabileConvenzioni, Assicurazioni e SSN

Prestazioni SSN con prescrizione, ente competente, esenzione e ticket

Modulo attivabileConvenzioni, Assicurazioni e SSN

Incassi separati di paziente ed ente, residui, storni e riconciliazione

Modulo attivabileConvenzioni, Assicurazioni e SSN

Spettanze dei professionisti a percentuale, a quota fissa o con formula combinata

La maturazione si imposta sulla fattura emessa oppure sulla fattura saldata.

Modulo attivabileSpettanze dei Professionisti

Registri di preventivi, pratiche e spettanze con stati e importi

Modulo attivabileSpettanze dei Professionisti

Esportazione dei registri e dei dati per le attività amministrative

I registri dei moduli amministrativi si esportano in CSV.

Modulo attivabileSpettanze dei Professionisti

Consultazione delle attività cliniche e amministrative e riepiloghi di periodo

Modulo attivabileSpettanze dei Professionisti

Gestione di utenti e autorizzazioni

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Requisiti tecnici e sicurezza

La parte che di solito richiede una scheda tecnica a parte. Qui è corta per un motivo: il gestionale è cloud e si usa da un browser, quindi in struttura non serve installare nulla.

Accesso al gestionale tramite browser, senza installazioni

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Nessun requisito hardware particolare oltre a un browser aggiornato

Non serve un server in sede, non serve installare programmi e va bene anche da tablet o smartphone.

InclusoUn browser aggiornato e una connessione a internet

Aggiornamenti centralizzati del software

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Profili distinti, permessi per funzione e utente master

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Attività cliniche e firma dei referti riservate ai professionisti autorizzati

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Separazione dei dati e delle configurazioni tra le diverse strutture

InclusoMulti-sede e Gruppi Sanitari

Tracciamento delle operazioni rilevanti con operatore, data e tipo di attività

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Protezione dei contenuti sensibili e controllo degli accessi

I contenuti sensibili dei nuovi archivi sono protetti mediante cifratura.

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Backup cifrati e procedure di ripristino

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Pianificazione delle copie e periodo di conservazione

Copie e conservazione seguono il servizio concordato: la cadenza e il periodo si scrivono nell'accordo, non li inventiamo qui.

Da definire insiemeSi concorda con la struttura

Monitoraggio tecnico e continuità operativa

InclusoRuoli, Permessi e Sicurezza

Tempi di intervento dell'assistenza

L'assistenza la fanno le stesse persone che sviluppano il software, su telefono, WhatsApp, videochiamata ed email. I tempi di intervento si mettono per iscritto insieme.

Da definire insiemeSi concorda con la struttura

Formazione del personale

InclusoInclusa e gratuita, in avviamento e dopo

Migrazione dei dati dal gestionale precedente

La migrazione segue un progetto concordato: dall'estrazione dal vecchio software, che seguiamo noi, fino alla verifica con lo studio prima di partire.

InclusoImport delle Anagrafiche

Collaudo dei percorsi clinici, diagnostici e amministrativi

InclusoAvviamento e collaudo

Hai una griglia di valutazione con voci diverse da queste? Mandacela e te la restituiamo compilata, con gli stessi tre stati.

Come funziona il collaudo

Una risposta scritta vale finché regge alla prova dei fatti nella tua struttura. Per questo l'avviamento finisce con un collaudo dei percorsi veri, non con una consegna di credenziali.

1

Configurazione della struttura

Impostiamo insieme sedi, professionisti, prestazioni, agende e sale, così il gestionale parla già la lingua del tuo poliambulatorio.

2

Attivazione dei moduli richiesti

Il super amministratore abilita per la tua struttura solo i moduli che servono, verificando le dipendenze tra quelli collegati.

3

Configurazione delle integrazioni

PACS e servizi diagnostici, canale regionale del FSE, Sistema Tessera Sanitaria: credenziali e impostazioni si configurano in modo protetto, per singola struttura.

4

Verifiche tecniche con esito scritto

Controlliamo che le connessioni rispondano davvero e che le configurazioni siano corrette. Gli esiti delle verifiche si consultano e si esportano.

5

Migrazione dei dati

Le anagrafiche e i dati previsti dal progetto concordato entrano nel gestionale e si controllano insieme prima del passaggio.

6

Formazione del personale

Formiamo segreteria, professionisti e responsabili sulle funzioni che useranno davvero. È inclusa e gratuita.

7

Collaudo dei percorsi

Percorriamo i flussi veri, dalla prenotazione al referto firmato, dall'esame in worklist alla fattura e alla pratica dell'ente. Quello che funziona lo dichiariamo funzionante perché lo abbiamo visto funzionare qui.

8

Assistenza e manutenzione

Dopo il collaudo resti in contatto con le stesse persone: assistenza tecnica e manutenzione del gestionale nel tempo.

Formazione del personale e assistenza sono incluse. Dopo il collaudo rispondono le stesse persone che sviluppano il gestionale: è il nostro filo diretto.

Cosa non facciamo

In una gara conviene dire di sì a tutto. In un rapporto che dura anni conviene il contrario: ecco dove non arriviamo, scritto prima che tu ce lo chieda.

  • Non sostituiamo la cartella clinica del medico di base con ricette e prescrizioni. Ambulatorio Facile ha la cartella del paziente del poliambulatorio, con documentazione, storico di visite e prestazioni, referti, allegati e consensi.
  • Non abbiamo gli strumenti clinici di specialità: odontogramma e scheda parodontale, piani riabilitativi fisioterapici, piani dieta, partogramma, note di seduta e test psicologici. Per questi ci affianchiamo al software clinico della specialità.
  • Non vendiamo un PACS proprietario. Ci integriamo con il PACS della struttura o con quello del fornitore incaricato, tramite i servizi configurati.
  • Non dichiariamo l'idoneità alle agevolazioni 4.0: forniamo la documentazione tecnica della configurazione e delle prove di interconnessione, la valutazione spetta al perito della struttura.
  • Non diciamo che un canale regionale è operativo prima di averlo verificato in collaudo con la tua struttura.
  • Non installiamo server in sede: il gestionale è cloud e si usa dal browser, con aggiornamenti centralizzati.

Quello che invece facciamo, e che spesso non si trova negli altri gestionali generalisti, è tenere insieme agenda, cartella del paziente, referti firmati, invio al FSE 2.0, diagnostica con PACS e DICOM e amministrazione in un solo gestionale, senza reinserire due volte gli stessi dati.

Mandaci il tuo capitolato: te lo restituiamo compilato

Se stai confrontando più fornitori hai probabilmente una griglia di requisiti, magari imposta dalla direzione sanitaria o da un bando. Inviacela: la compiliamo voce per voce con gli stessi tre stati che vedi in questa pagina, indicando dove ogni requisito è già realizzato e cosa va verificato in collaudo nella tua struttura.

Rispondono le stesse persone che sviluppano il gestionale, quindi le risposte tecniche non passano da un commerciale.

Richiedi la checklist compilataChiama +39 327 279 2653

Domande frequenti

È l'elenco pubblico dei requisiti che i poliambulatori ci chiedono in fase di valutazione, con la nostra risposta riga per riga: Incluso, Modulo attivabile oppure Da definire insieme. Se hai già un capitolato o una griglia di valutazione, mandacelo dai contatti: te lo restituiamo compilato voce per voce, con la stessa prudenza che vedi qui.

Sì, ha la cartella del paziente del poliambulatorio: documentazione sanitaria, storico di visite, prestazioni e referti, allegati e PDF, consensi con revoche e storico, collegamento con le richieste diagnostiche e gli esami nel PACS, accesso in base al ruolo. Non è invece la cartella clinica del medico di base con ricette e prescrizioni, e non ha gli strumenti clinici di specialità.

Il modulo prepara i referti di specialistica ambulatoriale e radiologia nei formati previsti, li valida prima dell'invio, li trasmette e ne segue stato, ricevute, scarti e reinvii. Si tratta di un canale regionale configurabile, compresa la Regione Umbria, nell'ambito dell'integrazione prevista; l'operatività si verifica in collaudo con la struttura.

Non vendiamo un PACS. Ci integriamo con il PACS della struttura o con quello di un fornitore esterno: l'archiviazione delle immagini avviene tramite i servizi DICOM Storage configurati su quel PACS, mentre la ricerca degli studi passa dalle interfacce DICOMweb e le immagini si aprono nel visualizzatore collegato.

Non siamo noi a dirlo. Quello che possiamo dichiarare è concreto: protocolli e standard supportati, collegamento tra gestionale, apparecchiature e PACS, tracciamento degli scambi e degli esiti, documentazione tecnica della configurazione e delle prove di interconnessione. La valutazione ai fini delle agevolazioni spetta al perito incaricato dalla struttura.

Un computer con un browser aggiornato e una connessione a internet. Il gestionale è cloud, quindi non c'è software da installare né un server da comprare e mantenere, gli aggiornamenti sono centralizzati, i dati delle strutture restano separati e le copie sono cifrate con procedure di ripristino previste.

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