Invio massivo ai pazienti: un messaggio, li avvisi tutti

I promemoria riguardano il singolo appuntamento: partono da soli prima della visita e li gestiscono le notifiche multicanale. L'invio massivo è invece una comunicazione di servizio che decidi tu e che parte a tutti i pazienti insieme: cambio di orario, chiusura, medico sostituto, campagna vaccinale, nuovo orario di segreteria. Sono due cose diverse che convivono nello stesso gestionale.

Perché non devi costruire né aggiornare nessuna lista. Le liste broadcast tengono poche centinaia di contatti, quindi per uno studio con più di mille pazienti ne servono diverse, compilate a mano dalla rubrica del telefono e rifatte a ogni cambiamento. Qui i destinatari sono i pazienti dell'anagrafica dello studio, sempre aggiornati, e gli invii vengono distribuiti in automatico per non far scattare le segnalazioni di spam sul numero.

Su WhatsApp sì: il messaggio esce dal numero dello studio, quindi la risposta del paziente arriva lì e la segreteria la gestisce dallo stesso canale. Se attivi il bot, alle richieste sugli appuntamenti risponde la segreteria automatica e una persona può prendere in mano la conversazione quando serve. Via SMS no: il mittente con il nome dello studio non riceve risposte. Per riceverle serve un numero dedicato, e in quel caso il nome dello studio come mittente non si può usare. Sono servizi che si attivano a parte, quando lo studio li vuole.

Dipende dal canale. Gli SMS partono in sequenza e il giro si chiude in poco tempo; su WhatsApp, in uno studio con 1.600 pazienti, l'invio si completa in circa due giorni. Su WhatsApp il tempo è più lungo di proposito: il programma conta i destinatari e distribuisce i messaggi dalle 8 alle 20, anche su più giorni, perché centinaia di messaggi mandati insieme farebbero scattare le segnalazioni di spam sul numero. Per avvisare di un cambio di orario due giorni sono più che sufficienti.

Sì. Ambulatorio Facile non sostituisce il programma con cui fai ricette e cartella clinica: si affianca e gestisce la parte organizzativa, cioè agenda, segreteria, anagrafica pazienti e comunicazioni. Le schede dei pazienti le importiamo noi, con l'import delle anagrafiche compreso nel preventivo. Si parte dall'export in Excel o CSV del programma che usi oggi e, se non trovi la funzione di esportazione, la cerchiamo insieme al telefono o in videochiamata; se serve, il file lo chiediamo direttamente noi al tuo fornitore attuale, perché i dati dei tuoi pazienti sono dello studio. Da quell'anagrafica parte l'invio massivo. Vale anche se hai due ambulatori e una segreteria che lavora su entrambi.

La funzione fa parte del gestionale. Le notifiche in app e le email sono già comprese nel piano. A parte si pagano solo i canali che scegli di attivare: gli SMS a consumo, in base a quanti se ne mandano, senza pacchetti né minimi, con una dashboard che mostra sempre quanti ne sono partiti, a chi e quanto sono costati nel periodo. Il canale WhatsApp si attiva a parte, quando lo studio è pronto: te lo quotiamo nel preventivo su misura, insieme al resto, senza impegno.

Sì, per le comunicazioni di servizio. Orari, chiusure, sostituzioni, organizzazione delle visite e richiami sanitari decisi dal medico rientrano nel rapporto di cura, ed è per queste che nasce l'invio massivo. Per i messaggi promozionali servono invece i consensi, che lo studio raccoglie come titolare del trattamento. I dati dei pazienti sono dello studio: restano su server protetti in regola con il GDPR e non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali. Per consegnare i messaggi ci appoggiamo a fornitori esterni di SMS e WhatsApp, indicati nel contratto come responsabili del trattamento, che usano i contatti solo per recapitare quel messaggio. Cosa mandare, a chi e su quale base lo decide lo studio, e di ogni invio resta traccia.