Domande Frequenti

Ambulatorio Facile è un software gestionale per ambulatori, studi medici e centri con più professionisti. Organizza agenda condivisa, prenotazioni online, comunicazioni interne, turni del personale, visite domiciliari, fatturazione con invio al Sistema Tessera Sanitaria, firma grafometrica e referti digitali. È rivolto a titolari di studi, medici, segretarie e a chi coordina gruppi anche con più sedi.

Millewin, Medico2000 e CGM gestiscono la cartella clinica del Medico di Medicina Generale, con anamnesi, ricette e prescrizioni. Ambulatorio Facile ha invece la cartella del paziente della struttura: documentazione sanitaria, storico di visite, prestazioni e referti, allegati e consensi, accanto ad agenda, comunicazioni interne, turni, amministrazione e visite domiciliari. Non gestisce ricette e prescrizioni, né gli strumenti clinici delle singole specialità: per quelli si affianca al software clinico. I due tipi di software sono complementari, non alternativi.

Con piattaforme come Miodottore o Doctolib, il rapporto è tra il medico e la piattaforma: i dati dei pazienti sono nelle loro mani e sei scavalcabile. Con Ambulatorio Facile il pieno controllo dei dati resta nelle tue mani. Inoltre, non siamo una piattaforma di prenotazione pubblica ma un gestionale interno per organizzare il tuo ambulatorio.

Sì, Ambulatorio Facile è 100% web-based: funziona su qualsiasi dispositivo con connessione internet: smartphone, tablet o computer. Non serve installare nessuna app, nessun software e nessuna VPN. Basta aprire il browser e accedere. I medici possono gestire l'agenda anche da casa, dal proprio cellulare.

No, non serve installare nulla. Ambulatorio Facile è completamente web-based: tutte le informazioni risiedono sui nostri server protetti e sicuri. Accedi da qualsiasi browser (Chrome, Safari, Firefox) su qualsiasi dispositivo. Nessuna app, nessun aggiornamento manuale, nessuna manutenzione.

Tutti i medici, segretari e operatori che ti servono: non c'è un limite tecnico. Paghi solo i professionisti che hanno un'agenda: utenti di segreteria e sostitute sono senza limite e fuori dal prezzo. Se il personale cambia spesso, le utenze si riassegnano senza pratiche complicate.

L'agenda digitale di Ambulatorio Facile permette a più operatori di prenotare in contemporanea, da sedi diverse, senza conflitti né sovrapposizioni. La sincronizzazione avviene ogni 3 secondi. Puoi personalizzare gli slot (urgenze, liberi, bloccati), e ogni medico ha la propria agenda personale modificabile anche da cellulare.

Sì. Con le prenotazioni online il paziente prenota, sposta o annulla l'appuntamento da solo, da WhatsApp o dall'app dello studio, scegliendo tra gli orari davvero liberi. Lo slot si blocca immediatamente nell'agenda condivisa, senza rischio che due persone prenotino lo stesso posto, e parte il promemoria automatico.

Sì, è uno dei punti di forza di Ambulatorio Facile. Più segretari possono lavorare sull'agenda in contemporanea, anche da sedi diverse. Il sistema si sincronizza ogni 3 secondi, eliminando completamente il rischio di sovrapposizioni o doppie prenotazioni.

Puoi riservare slot dedicati alle emergenze nell'agenda, con codici di priorità personalizzabili. Ogni medico può modificare la propria disponibilità anche dal cellulare, in totale autonomia. Le notifiche raggiungono tutti gli operatori in tempo reale, così nessuna urgenza resta senza risposta.

Assolutamente sì. Ogni medico può aggiungere, togliere o modificare slot dal proprio cellulare o computer, anche da casa. E ogni mattina può ricevere l'agenda del giorno in PDF, così sa già come è organizzata la giornata prima di entrare in studio.

Sì, con la funzione di replica automatica puoi duplicare la griglia dell'agenda per i mesi successivi con un solo click. Non dovrai più ricreare manualmente la disponibilità ogni settimana o mese.

Sì, il sistema supporta multi-agenda: puoi creare agende separate per medici, infermieri, tamponi, vaccini e qualsiasi altro servizio. Tutto in un unico software, tutto visibile e gestibile da un solo pannello, con la reportistica sull'occupazione degli slot e sulle mancate presentazioni.

Il bot gestisce l'intero ciclo dell'appuntamento in autonomia: il paziente prenota scegliendo tra gli orari davvero liberi, conferma, sposta o annulla la visita scrivendo un messaggio, anche a studio chiuso, 24 su 24. Ogni scelta entra in tempo reale nell'agenda condivisa dello studio, senza una telefonata in segreteria.

Sì, usa un numero proprio dello studio: i pazienti scrivono a te, non a una piattaforma di terzi. Le conversazioni e i contatti restano di proprietà dello studio. Quando la richiesta va oltre gli appuntamenti, risponde la segreteria dallo stesso canale.

No: gli invii partono distanziati con una coda automatica anti-blocco e, per gli studi con volumi alti, lo studio può affiancare altri suoi numeri WhatsApp, gestiti insieme. Il collegamento e la configurazione li facciamo noi quando attiviamo il servizio, così il canale resta protetto.

Prima di ogni appuntamento parte un promemoria automatico sul canale giusto per quel paziente: notifica dall'app dello studio, email, SMS o WhatsApp. Il paziente può confermare, spostare o disdire da solo e l'agenda si aggiorna. Le mancate presentazioni si riducono fino al 30%.

Sì: il mittente degli SMS riporta il nome del tuo studio, con l'alias registrato gratuitamente presso AGCOM. Gli SMS sono a consumo, in base a quanti se ne mandano, senza pacchetti né minimi, con una dashboard che traccia quanti ne partono e quanto costano nel periodo.

Sì. Con l'invio massivo scrivi il testo una volta e premi invia: serve per cambi di orario, chiusure, medici sostituti o campagne vaccinali. Su WhatsApp i messaggi escono dal numero dello studio, via SMS con il nome dello studio come mittente. Il funzionamento nel dettaglio è spiegato nella pagina dedicata all'invio massivo ai pazienti.

No. Il paziente usa WhatsApp che ha già, riceve SMS o email, oppure aggiunge l'app dello studio alla schermata del telefono in pochi secondi, senza passare da uno store. Ogni paziente usa il canale che preferisce.

Le memo di Ambulatorio Facile sono il sostituto digitale dei post-it cartacei. Ogni comunicazione ha un destinatario, una priorità (con codifica colore) e una scadenza. Una volta completata, la memo va automaticamente nello storico, sempre consultabile. Niente più post-it persi, niente informazioni dimenticate.

Sì, ogni memo completata finisce automaticamente nell'archivio storico, sempre consultabile. Sai sempre chi ha letto cosa, quando è stata completata e da chi. È uno strumento prezioso per la tracciabilità delle comunicazioni interne dell'ambulatorio.

Il modulo Coordinamento Personale permette di gestire turni, sostituzioni e cambi con pochi click. Ogni medico vede i propri turni, può gestire la propria agenda e comunicare variazioni in tempo reale, senza WhatsApp o telefonate. Tutto è visibile dalla piattaforma, aggiornato ogni 3 secondi.

Sì, il sistema prevede permessi granulari: admin, medico, segretario. Ogni ruolo vede solo ciò che gli serve. L'admin ha controllo totale, i medici gestiscono la propria agenda e vedono le proprie memo, le segretarie prenotano e gestiscono le comunicazioni. Nessuno vede ciò che non deve vedere.

Sì. Ogni appuntamento e ogni turno inserito o modificato resta tracciato: sai sempre chi lo ha creato e quando è stato cambiato. È utile soprattutto negli studi con più professionisti che condividono stanze e agenda, e nei gruppi con più sedi.

Sì, medici e segretari possono consultare e gestire le memo da qualsiasi dispositivo con connessione internet, anche da casa. Le note del giorno sono visibili a tutti gli operatori e si aggiornano in tempo reale.

Il giro visite a domicilio si pianifica nella stessa agenda dello studio, insieme alle visite in sede, e tutto lo staff lo vede nel calendario condiviso. Durante il giro lo studio vede in tempo reale quali visite sono state fatte, quali sono in corso e quali restano da fare, e i report delle domiciliari sono sempre disponibili.

Sì: il medico compila la visita sul posto, dal cellulare o dal tablet, senza installare nessuna app perché Ambulatorio Facile è 100% web. Niente appunti su carta da ricopiare al rientro, e lo studio vede subito che la visita è stata fatta.

Sì. Pianifichi visite domiciliari singole o ricorrenti e le ritrovi nel calendario condiviso con lo staff, insieme alle visite in sede: il calendario se ne ricorda al posto tuo.

No. È la cartella clinica del poliambulatorio: raccoglie informazioni cliniche e documentazione sanitaria, lo storico di visite, prestazioni e referti, i documenti allegati e i consensi con data, operatore e revoche. Non gestisce prescrizioni e ricette del medico di medicina generale e non contiene gli strumenti clinici propri delle singole specialità. L'accesso segue il ruolo e le autorizzazioni dell'operatore.

Una scheda individuale con lo storico di visite, prestazioni e referti, i documenti e i PDF allegati, anche quelli portati da altri centri, i consensi con data e operatore e il collegamento con le richieste diagnostiche, gli esami e le immagini disponibili nel PACS quando il modulo di diagnostica è attivo.

No. La revoca viene registrata insieme alla data e all'operatore, e il consenso precedente resta nello storico. Così si ricostruisce sempre cosa era stato firmato, quando e da chi è stato raccolto, senza cancellare nulla.

Il referto di specialistica ambulatoriale o di radiologia si compila collegato al paziente e alla prestazione, passa da bozza a documento finalizzato con storico delle revisioni e viene firmato digitalmente tramite servizio remoto, token o smart card. Compilazione e firma restano riservate ai professionisti autorizzati e il documento firmato si archivia nella cartella del paziente.

Il referto firmato viene preparato nei formati previsti per la specialistica ambulatoriale e la radiologia, controllato e validato tecnicamente, poi trasmesso su un canale regionale configurabile, compresa la Regione Umbria, nell'ambito dell'integrazione prevista; l'operatività si verifica in collaudo con la struttura. Dopo l'invio restano consultabili stato di elaborazione, ricevute, errori e scarti, con il reinvio a partire dal documento scartato e lo storico completo delle trasmissioni.

Restano fuori la cartella clinica del medico di medicina generale con ricette e prescrizioni e gli strumenti clinici di specialità, come odontogramma e scheda parodontale, valutazioni e piani riabilitativi fisioterapici, piani dieta, partogramma, note di seduta e test psicologici. Per quelli Ambulatorio Facile si affianca al software clinico della specialità.

Sì. La nota o la fattura al paziente nasce direttamente dall'appuntamento in agenda, sulla stessa anagrafica: niente doppio software e niente doppie digitazioni. I documenti sono personalizzabili in autonomia (intestazioni, diciture, numerazioni) e restano archiviati nella scheda del paziente.

I dati delle spese sanitarie partono verso il Sistema TS per la dichiarazione precompilata direttamente dal gestionale, con invio singolo, massivo o periodico. Un alert segnala le pratiche ancora aperte, così nessun invio resta indietro.

No: per il paziente privato la fattura non transita dal Sistema di Interscambio (è un divieto di legge, a regime dal 2026). I dati vanno al Sistema TS per il 730 precompilato. La fattura elettronica via SdI resta per aziende, enti e Pubblica Amministrazione.

Sì: i dati di fatturato si esportano in CSV o XML, pronti da girare al commercialista o da caricare nei gestionali contabili come Passpartout. Per i gruppi con più società, ogni società ha i suoi sezionali per sede operativa.

Sì. Il modulo multi-sede gestisce la fatturazione divisa per società, con sezionali separati per sede operativa: ogni documento nasce già intestato alla società giusta, senza doppie anagrafiche e senza fogli di appoggio.

Sì. Il modulo di diagnostica per immagini crea le richieste di esame collegate al paziente e alla prestazione e le trasmette alle apparecchiature integrate come DICOM Modality Worklist, così sulle apparecchiature collegate non si reinseriscono i dati a mano. Le immagini vengono archiviate tramite i servizi DICOM Storage configurati del PACS integrato, della struttura o di un fornitore esterno, gli studi si cercano via DICOMweb e si aprono nel visualizzatore collegato dal percorso clinico del paziente, insieme al referto.

Sì. Sono documentati i protocolli e gli standard supportati, il tracciamento degli scambi e la configurazione, insieme alle prove di interconnessione svolte con la struttura. La valutazione di idoneità ai fini delle agevolazioni spetta al perito incaricato dalla struttura, che usa questa documentazione come base tecnica.

Sì. Il modulo preventivi e listini tiene le prestazioni in un listino con codici, descrizioni, prezzi e periodi di validità, e permette di preparare un preventivo con più prestazioni, quantità, sconti e totale, da consegnare al paziente in PDF. Il preventivo registra gli stati di bozza, consegna, accettazione, rifiuto e annullamento, conserva i prezzi applicati anche se il listino viene modificato dopo e, quando è accettato, precompila la fattura.

Sì. Si registrano gli enti e le condizioni degli accordi con percentuali di copertura, franchigie e massimali per pratica. Dal preventivo accettato nasce la pratica, che calcola la quota a carico del paziente e quella a carico dell'ente, registra autorizzazioni e riferimenti e tiene separati gli incassi del paziente e quelli dell'ente, con controllo dei residui, storni motivati e riconciliazione. Le prestazioni SSN si gestiscono con i riferimenti della prescrizione, l'ente competente, l'esenzione e il ticket.

Con le spettanze dei professionisti: si imposta una regola di compenso per ciascun professionista, a percentuale, a quota fissa o con le due modalità combinate, e il compenso matura sulla fattura emessa oppure su quella saldata, a seconda dell'accordo. Le spettanze restano collegate ai documenti amministrativi, si approvano e se ne registra il pagamento, mentre storni e ricalcoli conservano i valori e le regole applicate in precedenza.

Sì. I registri di preventivi, pratiche e spettanze si consultano con stati e importi, quote a carico del paziente e dell'ente, incassi e residui, e si esportano in CSV per il controllo interno o per il commercialista.

Il modulo (privacy, consenso informato, contratti dello studio) si precompila con i dati dell'anagrafica, il paziente firma sulla tavoletta e il documento firmato si archivia da solo nella scheda del paziente. Niente stampe, niente scanner, niente faldoni.

Non necessariamente: se lo studio ha già una tavoletta grafometrica, in molti casi si può riutilizzare quella. Lo verifichiamo insieme in fase di attivazione. Il modulo è online, senza installazioni sul computer della reception.

Sono due firme diverse, con due protagonisti diversi. La firma grafometrica è del paziente: firma con la penna sulla tavoletta i consensi e i moduli dello studio, che restano consultabili dalla sua cartella. La firma digitale qualificata è del medico: firma il referto con un servizio di firma remota, un token o una smart card, ed è riservata ai professionisti autorizzati.

Il referto si compila collegato al paziente e alla prestazione, passa da bozza a documento finalizzato con lo storico delle revisioni, viene firmato digitalmente dal medico e archiviato nella cartella del paziente. Da lì può essere trasmesso al Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0, dove il paziente lo ritrova online senza tornare in studio a ritirare la carta. Il dettaglio è nelle pagine Referti Digitali e Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0.

Dove la Regione lo richiede, sì: è un passaggio formale tra la struttura e la Regione. Non ti lasciamo solo, seguiamo l'iter di accreditamento insieme a te, come già fatto con altre strutture.

Sì: per i prelievi e il laboratorio, il gestionale stampa le etichette delle provette collegate al paziente e all'appuntamento, riducendo gli errori di trascrizione e i passaggi manuali.

L'agenda è unificata: la segreteria vede la prima disponibilità per branca su tutte le sedi e prenota dove è meglio per il paziente, oppure filtra sulla singola sede. Ogni prenotazione entra in tempo reale nell'agenda della sede giusta, senza telefonate tra sedi.

Sì. La fatturazione è divisa per società, con sezionali separati per sede operativa: ogni documento nasce intestato alla società giusta. È pensato per i gruppi sanitari con due o più ragioni sociali.

Puoi scegliere: anagrafica condivisa tra tutte le sedi (il paziente è uno, ovunque vada) oppure separata per dottore, dove serve riservatezza. In entrambi i casi i dati restano di proprietà dello studio.

Report per sede, per branca e per professionista: occupazione degli slot, mancate presentazioni, volumi di attività. La direzione ha la fotografia del gruppo senza raccogliere fogli Excel dalle sedi.

Le utenze si contano e si riassegnano: quando un professionista lascia e ne arriva un altro, l'utenza si riassegna senza pratiche complicate e senza costi a sorpresa. Il contatore delle utenze tiene tutto sotto controllo.

No. L'import delle anagrafiche lo facciamo noi ed è compreso nel preventivo. Serve il file che il software che usi oggi esporta, in Excel, CSV, XLS o JSON: carichiamo tutte le schede insieme, uniamo i doppioni, uniformiamo i recapiti e verifichiamo il risultato con te prima di partire.

Non ti lasciamo lì: trovare la funzione di export è proprio il passo che blocca gli studi. Ti guidiamo al telefono o in videochiamata e, se serve, il file lo chiediamo direttamente noi al tuo fornitore attuale, perché i dati dei pazienti sono dello studio, non del software.

Dove il vecchio software li esporta, sì: si migrano anche gli appuntamenti e le fatture collegate ai pazienti, così lo storico non si perde. Lo verifichiamo insieme sul tuo export specifico.

Dal PDF: è un formato di stampa, non di dati, e da lì le informazioni si perdono per strada. Serve un export in Excel, CSV, XLS o JSON. Diagnosi e terapie restano invece nel software clinico: quelle non sono materia del gestionale organizzativo.

Assolutamente sì. Ambulatorio Facile è GDPR compliant e i dati risiedono su server protetti e sicuri. A differenza di piattaforme come Miodottore o Doctolib, il pieno controllo dei dati resta nelle tue mani, non in quelle di qualcun altro. Non dovrai mai installare software esterni che possano compromettere la sicurezza.

Sì, Ambulatorio Facile è pienamente conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Garantiamo la massima attenzione alla privacy e alla protezione dei dati sanitari.

Sì: i profili sono distinti per responsabili, medici e personale operativo, con permessi per funzione applicati sia nelle schermate sia nelle operazioni sui dati. Compilazione e firma dei referti restano riservate ai medici autorizzati e ogni operazione registra operatore, data e tipo di attività, insieme ai cambi di stato di documenti e pratiche. Il dettaglio è nella pagina Ruoli, Permessi e Sicurezza dei Dati.

Sì. I moduli si abilitano per singola struttura dal super amministratore, con le dipendenze tra moduli collegati verificate, e le funzioni compaiono solo negli spazi abilitati: ogni struttura ha configurazioni e dati separati. I contenuti sensibili sono cifrati, i backup sono cifrati e le procedure di ripristino sono previste.

No, non serve nessuna VPN né server locale. Ambulatorio Facile è completamente cloud-based: accedi da qualsiasi browser con le tue credenziali. I dati sono protetti con crittografia e risiedono su server sicuri, senza bisogno di infrastruttura IT da parte tua.

Costa 10 € al mese a professionista con la formula annuale (120 € l'anno), oppure 12 € al mese con la formula mensile, fatturata mese per mese (144 € l'anno). La segreteria non paga: utenti di segreteria e sostitute sono fuori dal prezzo. Dentro c'è tutto: tutte le funzionalità, sviluppi su misura, assistenza diretta con gli sviluppatori anche su WhatsApp, import delle anagrafiche e formazione. Per studi grandi e poliambulatori prepariamo un preventivo personalizzato con condizioni migliori. Tutti i dettagli nella pagina Prezzi.

Sì: te lo mostriamo in videochiamata, già impostato sul tuo studio, gratis e senza impegno. Vedi le funzionalità sul tuo caso concreto e fai tutte le domande che vuoi. Prenota la call dalla pagina Contatti oppure chiamaci al 327 279 2653.

La configurazione iniziale la facciamo noi insieme al tuo staff, in genere in una sola giornata. Il giorno dopo il tuo ambulatorio è già operativo con agenda, memo e turni funzionanti. Non devi pensare a nulla: ci occupiamo noi della messa in opera.

Per niente. Una nostra cliente, dottoressa di 70 anni, inizialmente restia al digitale, oggi usa Ambulatorio Facile in totale autonomia. L'interfaccia è pensata per chi non ha dimestichezza con la tecnologia. Inoltre, la formazione gratuita è inclusa, senza costi aggiuntivi.

Hai assistenza telefonica italiana gratuita e illimitata. Niente ticket, niente attese infinite: chiami e parli direttamente con chi conosce il prodotto. Dopo l'avvio, le richieste di supporto si riducono praticamente a zero perché tutto funziona in modo fluido.

No, siamo trasparenti sui costi. Il prezzo include tutto: software, configurazione iniziale, import delle anagrafiche, formazione del personale e assistenza telefonica. Restano fuori solo i messaggi ai pazienti, SMS e WhatsApp, che attivi se ti servono. E non c'è rinnovo tacito: alla scadenza il contratto continua solo se lo confermi tu.