Sostituto Medico di Base: Regole, Compenso e Studio [2026]

Il sostituto del medico di base non è un piano B per le emergenze: è un obbligo dell'Accordo Collettivo Nazionale fin dal primo giorno di assenza, con regole precise su chi può farlo, cosa comunicare all'Azienda sanitaria e quanto va pagato. Ma le regole spiegano solo metà del problema. L'altra metà è organizzativa: un collega che arriva lunedì mattina in uno studio che non conosce, con 1.500 assistiti, una segretaria che non sa cosa può dirgli e un'agenda su carta.

Il medico di medicina generale che non può prestare servizio deve farsi sostituire da subito da un medico abilitato senza incompatibilità; sopra i tre giorni consecutivi comunica il nome all'Azienda entro il quarto giorno. Il compenso è il 70 per cento della quota capitaria del titolare, con correttivi stagionali, a carico del titolare per i primi 30 giorni e dell'Azienda dal trentunesimo.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026

In sintesi:

• La sostituzione è obbligatoria fin dall'inizio dell'assenza (art. 37 dell'ACN).
• Sopra i 3 giorni consecutivi: comunicazione all'ASL con il nome del sostituto entro il quarto giorno.
• Compenso: 70 per cento della quota capitaria, più 20 per cento da dicembre a marzo, meno 20 per cento da giugno a settembre.
• Primi 30 giorni paga il titolare, dal trentunesimo paga l'Azienda direttamente al sostituto.
• Il sostituto rende bene solo se trova agenda, regole e pazienti già in ordine: qui l'organizzazione dello studio fa la differenza.

Cos'è la sostituzione in medicina generale

Il riferimento è l'articolo 37 dell'ACN per la medicina generale, con l'allegato che ne regola gli aspetti economici, e prima ancora l'articolo 23 della convenzione del 2000, dal quale la disciplina non è cambiata nella sostanza. Il principio è uno: gli assistiti non possono restare senza medico, quindi l'obbligo di farsi sostituire scatta fin dall'inizio dell'impossibilità, non dopo tre giorni. I tre giorni sono solo la soglia oltre la quale la sostituzione va formalizzata con l'Azienda.

Per le assenze brevi e improvvise, quelle che si scoprono la mattina stessa, la parte più difficile è riorganizzare gli appuntamenti già presi: ne parliamo nella guida sull'assenza improvvisa di un medico in studio. Qui ci occupiamo della sostituzione vera e propria.

Quando la sostituzione è obbligatoria

Sempre, dal primo giorno in cui il medico non può lavorare. La differenza sta negli adempimenti:

Se il titolare non riesce a trovare un sostituto, lo designa l'Azienda attingendo alle graduatorie. In quel caso i compensi spettano al sostituto fin dal primo giorno.

Chi può fare il sostituto

Il sostituto deve essere un medico laureato e abilitato, iscritto all'Ordine, e deve dichiarare di non trovarsi in una delle situazioni di incompatibilità previste dall'ACN (articolo 21): rapporti di lavoro dipendente o altri incarichi con il Servizio Sanitario Nazionale, attività di specialista ambulatoriale accreditato, incarico di pediatra di libera scelta, trattamento di pensione. I medici iscritti al corso di formazione specifica in medicina generale sono stati ammessi alle sostituzioni con proroghe annuali: la possibilità va verificata anno per anno con l'Ordine o con l'Azienda.

Dal punto di vista pratico il sostituto deve avere partita IVA, PEC, timbro, polizza di responsabilità professionale e le abilitazioni per i sistemi regionali (ricetta dematerializzata, certificati di malattia, accesso al fascicolo). Chi è alle prime sostituzioni trova negli Ordini provinciali guide e calcolatori dedicati.

Quanto costa il sostituto: il compenso

Il compenso del sostituto è fissato dall'ACN al 70 per cento di quanto spetta al titolare per ogni assistito, con tre correttivi stagionali:

• aprile, maggio, ottobre, novembre: importo pieno;
• dicembre, gennaio, febbraio, marzo: maggiorato del 20 per cento;
• giugno, luglio, agosto, settembre: ridotto del 20 per cento.

Su valori storici di riferimento, da ricalcolare sulla quota in vigore, il 70 per cento della quota capitaria corrisponde a circa 28 euro per assistito all'anno, cioè intorno a 0,076 euro per assistito al giorno. L'Ordine dei medici di Latina porta l'esempio di un titolare con 1.500 assistiti: in aprile la sostituzione vale circa 114 euro lordi al giorno, che diventano circa 137 euro a gennaio e circa 91 euro a luglio. Con i rinnovi contrattuali la quota capitaria è stata aggiornata, quindi le cifre esatte vanno ricalcolate con i calcolatori degli Ordini o dei sindacati sul valore in vigore.

Chi paga. Nei primi 30 giorni il titolare continua a ricevere i compensi dall'Azienda e paga il sostituto, che emette fattura al titolare con la dicitura "sostituzione di medico di medicina generale", applicando la ritenuta d'acconto del 20 per cento se non è in regime agevolato, perché il titolare agisce da sostituto d'imposta, e la marca da bollo se l'importo esente supera 77,47 euro. Dal trentunesimo giorno l'Azienda paga direttamente il sostituto, con il trattamento economico del titolare. Per gli aspetti fiscali del sostituto vale quanto scritto nella guida a come fare la fattura da medico.

Come organizzare lo studio perché il sostituto lavori dal primo giorno

Le regole finiscono qui. Da qui in poi conta l'organizzazione, e i problemi che ci raccontano più spesso sono sempre gli stessi: il sostituto che non sa quali pazienti aspettarsi, la segretaria che non sa cosa può decidere da sola, i pazienti che scoprono la sostituzione in sala d'attesa.

1. L'agenda deve esistere fuori dalla testa del titolare

Se gli appuntamenti sono su un'agenda cartacea o nella memoria del titolare, il sostituto parte da zero. Con un'agenda digitale condivisa il sostituto riceve un accesso proprio, con i permessi che decide il titolare, vede gli appuntamenti già presi, le visite domiciliari programmate e le note della segreteria, e ogni inserimento che fa porta il suo nome. A fine sostituzione il titolare disattiva l'accesso e ritrova ogni appuntamento con il nome di chi l'ha inserito.

2. Le regole dello studio scritte in un posto solo

Orari di ricevimento, come si gestiscono le ricette ripetibili, chi chiamare per le urgenze, quali pazienti fragili vanno seguiti: un memo per ruolo, visibile al sostituto e alla segreteria, evita che ogni domanda diventi una telefonata al titolare in ferie. Nella guida alla comunicazione interna nello studio medico spieghiamo come impostare una bacheca che sopravvive al passaggio di consegne.

3. La segreteria con permessi chiari

La segretaria deve sapere cosa può fare senza chiedere: spostare appuntamenti, rispondere sulle ricette, inserire una domiciliare. Con i permessi per ruolo del coordinamento del personale il sostituto vede l'agenda e i pazienti prenotati, la segreteria gestisce prenotazioni e comunicazioni, e nessuno tocca ciò che non gli compete.

4. Avvisare i pazienti prima, non in sala d'attesa

L'ACN chiede al titolare di informare gli assistiti. Un avviso in studio e sulla segreteria telefonica servono, ma un messaggio ai pazienti con appuntamento nel periodo, tramite le notifiche multicanale, evita le disdette dell'ultimo minuto di chi "preferisce aspettare il dottore". Per i pazienti che scrivono su WhatsApp, un bot con il numero dello studio continua a gestire conferme e spostamenti anche la sera.

5. Le medicine di gruppo partono avvantaggiate

Nella medicina di gruppo i colleghi della stessa sede coprono spesso le assenze brevi, e la sostituzione formale scatta per quelle lunghe. L'agenda condivisa e la segreteria comune sono già lì: il sostituto entra in un'organizzazione che funziona, invece di ricostruirla.

Checklist per il passaggio di consegne

1. Sostituto individuato e senza incompatibilità, con accessi regionali attivi.
2. Comunicazione all'Azienda entro il quarto giorno se l'assenza supera i tre.
3. Avviso agli assistiti: studio, segreteria telefonica, messaggio a chi ha appuntamento nel periodo.
4. Accesso dedicato al gestionale per il sostituto, con permessi di lettura e scrittura sull'agenda.
5. Memo con regole dello studio, pazienti da seguire, contatti utili.
6. Segreteria istruita su cosa decide da sola.
7. Accordo scritto sul compenso e sulle date, per la fattura del sostituto.
8. Al rientro: disattivazione dell'accesso e rilettura degli appuntamenti inseriti, ciascuno con il nome di chi l'ha fatto.

Errori comuni

Domande frequenti

Qual è il compenso per un sostituto del medico di base?

L'ACN fissa il compenso al 70 per cento della quota capitaria del titolare, maggiorato del 20 per cento da dicembre a marzo e ridotto del 20 per cento da giugno a settembre; ad aprile, maggio, ottobre e novembre l'importo è pieno. Su valori storici di riferimento, da ricalcolare sulla quota in vigore, un medico con 1.500 assistiti paga al sostituto circa 114 euro lordi al giorno in aprile. Nei primi 30 giorni paga il titolare, dal trentunesimo l'Azienda.

Come si sostituisce un medico di base?

Il titolare deve farsi sostituire fin dal primo giorno da un medico abilitato, iscritto all'Ordine e senza incompatibilità. Sopra i tre giorni consecutivi comunica all'Azienda il nome del sostituto entro il quarto giorno e informa gli assistiti. Se non trova nessuno, è l'Azienda a designare il sostituto.

Chi può fare il sostituto del medico di base?

Un medico laureato e abilitato, iscritto all'Ordine, senza le incompatibilità previste dall'ACN: dipendenza o altri incarichi con il SSN, specialistica ambulatoriale accreditata, pediatria di libera scelta, pensione. I medici in formazione specifica in medicina generale sono stati ammessi con proroghe periodiche, da verificare ogni anno.

Come sapere chi è il sostituto del medico di base?

Il titolare deve informare gli assistiti con un avviso in studio, sulla segreteria telefonica e sui canali digitali che usa, con nome del sostituto, periodo e orari. Gli sportelli dell'Azienda hanno il nominativo se la sostituzione supera i tre giorni.

Il sostituto può usare il gestionale e l'agenda dello studio?

Sì, con un accesso proprio, con i permessi che decide il titolare, che gli mostra l'agenda, i pazienti prenotati e i memo della segreteria, e che registra ogni inserimento a suo nome. A fine sostituzione il titolare lo disattiva. La cartella clinica resta gestita secondo le regole del software di cartella e dell'Azienda.

Conclusione

Trovare il sostituto è l'obbligo. Fargli trovare uno studio che funziona è la parte che decide come vanno le ferie del titolare e quante disdette si accumulano. Agenda condivisa, memo con le regole, permessi per la segreteria e avvisi ai pazienti sono le quattro cose da preparare prima di partire.

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Simone Frosini, fondatore di Ambulatorio Facile. Da anni aiuto studi di medicina generale a superare ferie e sostituzioni senza perdere pazienti né la pazienza della segreteria.