Preventivo Prestazioni Sanitarie: Cosa Deve Contenere nel 2026

Il preventivo prestazioni sanitarie è il documento che uno studio o un poliambulatorio consegna al paziente prima di iniziare, con l'elenco delle prestazioni e il prezzo di ciascuna. Per legge è obbligatorio per ogni professionista, in forma scritta o digitale.

In pratica è anche il primo pezzo della tua amministrazione: da lì nascono la fattura, la pratica di convenzione e il compenso del medico. Questa guida spiega cosa deve contenere, perché il prezzo va congelato alla data, come funzionano gli stati del preventivo e come si passa dal preventivo accettato alla fattura senza ribattere nulla. Il preventivo di cui parliamo è quello al paziente, per una visita, un ciclo di sedute o un percorso diagnostico.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026

In sintesi

• Il preventivo scritto è obbligatorio per ogni professionista dal 2017 (articolo 9 del decreto legge 1/2012, modificato dalla legge 124/2017): vale anche per la singola visita privata.
• Un preventivo completo ha prestazioni in righe separate, quantità, prezzo unitario, sconti, totale, validità e condizioni di pagamento.
• Il prezzo applicato si conserva alla data del preventivo: se il listino cambia dopo, il paziente paga quello che ha accettato.
• Gli stati (bozza, consegna, accettazione, rifiuto, annullamento) con storico ti dicono in ogni momento a che punto è il paziente e chi ha fatto cosa.
• Dal preventivo accettato si precompila la fattura e, se c'è una assicurazione o un fondo, si apre la pratica di convenzione con la ripartizione degli importi.

Che cosa deve contenere un preventivo di prestazioni sanitarie

Un preventivo di prestazioni sanitarie deve contenere tutto quello che serve al paziente per decidere e a te per fatturare senza sorprese: intestazione dello studio, dati del paziente, data, elenco delle prestazioni, prezzi, totale, validità e condizioni. Il documento serve a due persone: al paziente, che vuole capire quanto spende e per cosa, e alla segreteria, che tre settimane dopo deve trasformarlo in fattura senza ricostruire niente.

Ecco le voci che non possono mancare:

Un poliambulatorio con più professionisti ha un problema in più: la stessa prestazione può avere prezzi diversi a seconda di chi la eroga o della convenzione. Per questo il preventivo va costruito a partire dal listino della struttura, con il codice della prestazione, non scritto a mano ogni volta. Ne parliamo nella sezione sul listino, ed è uno dei motivi per cui un gestionale per poliambulatorio tiene insieme catalogo delle prestazioni, preventivi e fatture in un unico flusso.

Obbligo di preventivo scritto: cosa dice la legge

L'obbligo di preventivo scritto per il medico esiste dal 2017 e vale per qualunque prestazione a pagamento. La norma è l'articolo 9, comma 4, del decreto legge 24 gennaio 2012, n. 1, riscritto dalla legge 4 agosto 2017, n. 124 (la legge sulla concorrenza): il professionista deve rendere noto al cliente "obbligatoriamente, in forma scritta o digitale" il grado di complessità dell'incarico e la misura del compenso, con un preventivo di massima che riporti le singole voci di costo. Puoi leggere il testo vigente su Normattiva, decreto legge 1/2012.

Prima del 2017 la norma non imponeva la forma scritta in ogni caso. Ora è la regola, e il codice di deontologia medica va nella stessa direzione. Nei poliambulatori, quando il rapporto economico è con la struttura, nella pratica è la struttura a consegnare il preventivo al paziente.

Le conseguenze della mancanza del preventivo scritto per un professionista non passano da una multa fissa: la norma non ne prevede una. Passano da tre strade più concrete. La prima è civile: senza accordo scritto sul compenso, in caso di disputa l'importo si ricava da tariffe e usi e, se non bastano, lo determina il giudice, come prevede l'articolo 2233 del codice civile, e raramente coincide con quello che avevi in mente. La seconda è disciplinare, perché l'Ordine può contestare la violazione del codice deontologico. La terza è la più frequente: il paziente che alla cassa dice "non mi era stato detto", e tu che non hai un pezzo di carta da mostrargli.

E la fattura senza preventivo firmato? La fattura resta valida dal punto di vista fiscale, perché il preventivo non è un presupposto della fattura. Il problema non è il Fisco, è il rapporto con il paziente: se ti contesta l'importo, la fattura da sola prova che hai chiesto quei soldi, non che li aveva accettati. Il preventivo accettato prova entrambe le cose.

Perché il prezzo va congelato alla data

Il prezzo del preventivo si congela alla data in cui lo consegni, perché il paziente accetta quel prezzo e non quello che il listino avrà tra due mesi. Lo scenario tipico in un centro di fisioterapia: a gennaio la segreteria consegna un preventivo per un ciclo di 10 sedute. A febbraio la direzione aggiorna il listino. A marzo il paziente, che ha accettato a gennaio, viene fatturato al prezzo nuovo perché chi emette la fattura guarda il listino corrente. Il paziente ha in mano un documento con una cifra diversa, e ha ragione lui.

La regola è una sola: i prezzi applicati nel preventivo si conservano anche se il listino cambia dopo. Il preventivo è una fotografia dei prezzi a quella data, con quella validità. Il listino può muoversi quanto vuole: la fotografia resta.

Il preventivo non deve "puntare" alle righe del listino, deve copiarle: se i totali si rigenerano dal listino corrente a ogni apertura, hai un'anteprima, non un preventivo. Ambulatorio Facile conserva i prezzi applicati alla data del preventivo anche in caso di successiva modifica del listino.

Il congelamento va letto insieme alla validità. Un preventivo con validità di 60 giorni dice al paziente due cose: che entro 60 giorni paga quello, e che dopo il prezzo potrebbe essere diverso. Scaduta la validità si rifà il preventivo con la nuova data.

Gli stati del preventivo e a che cosa servono

Un preventivo attraversa cinque stati, bozza, consegna, accettazione, rifiuto e annullamento, e ognuno risponde a una domanda diversa della segreteria: "l'ho già dato?", "ha detto sì?", "posso fatturare?". Senza gli stati un preventivo è un PDF in una cartella.

Ecco cosa segna ogni stato e cosa ti permette di fare:

Lo storico è la parte che fa la differenza in un poliambulatorio: il preventivo accettato a gennaio dalla collega della mattina e fatturato a marzo da quella del pomeriggio ha bisogno di una riga che dica chi lo ha consegnato e quando è stato accettato. In Ambulatorio Facile ogni cambio di stato di documenti e pratiche resta nello storico con operatore, data e tipo di attività.

Un caso che capita spesso nei centri con più specialità: il paziente accetta un preventivo per una visita più due esami, poi il medico durante la visita cambia uno degli esami. Il preventivo accettato conviene non toccarlo: si annulla e se ne emette uno nuovo, con la nuova data e il nuovo prezzo, e il vecchio resta nello storico con lo stato di annullamento.

Dal preventivo accettato alla fattura e alla pratica di convenzione

Dal preventivo accettato la fattura si precompila: le stesse righe, le stesse quantità, gli stessi prezzi congelati, senza ribattere nulla. Ogni minuto speso a fare righe pulite lo recuperi alla fattura, e sparisce l'errore di trascrizione.

Il flusso, in ordine:

1. Il paziente accetta il preventivo e la segreteria registra l'accettazione.
2. Lo stato passa ad accettazione e lo storico registra chi e quando.
3. Alla prestazione, o alla fine del ciclo, la segreteria apre la fattura a partire dal preventivo: le righe sono già lì.
4. La fattura segue la sua strada: bollo se dovuto, invio al Sistema Tessera Sanitaria per le prestazioni che lo richiedono, incasso.

Su come compilare la fattura e su cosa cambia per un medico rispetto a un'altra partita IVA trovi la guida dedicata su come si fa una fattura da medico. Quello che conta qui è la continuità: preventivo e fattura devono avere lo stesso catalogo di prestazioni.

Se una parte dell'importo è a carico di un ente, il preventivo accettato è anche il punto in cui si apre la pratica di convenzione. In un poliambulatorio convenzionato con assicurazioni e fondi sanitari, dal preventivo accettato si apre la pratica con la ripartizione tra quota a carico del paziente e quota a carico dell'ente, secondo le percentuali di copertura, le franchigie e i massimali dell'accordo. Le condizioni economiche applicate a quella pratica si conservano come i prezzi del preventivo: se l'accordo con l'ente cambia il mese dopo, la pratica aperta resta con le sue. La quota a carico del paziente e quella a carico dell'ente restano separate anche negli incassi, così sai in ogni momento cosa ha versato l'uno e cosa deve ancora arrivare dall'altro.

Ambulatorio Facile fa questo passaggio in un flusso solo, dalla riga di listino alla fattura e alla pratica dell'ente, e si ferma dove finisce l'amministrazione: la cartella del paziente con documenti, referti e consensi c'è, ma non troverai piani di cura o strumenti clinici di specialità, per quelli si affianca al software della specialità.

Come Ambulatorio Facile gestisce preventivi e listini

Ambulatorio Facile gestisce il preventivo al paziente come primo documento di un percorso amministrativo che finisce in fattura, con i listini delle prestazioni della struttura, prezzi conservati alla data, stati con storico e precompilazione della fattura. Tutto quello che hai letto nelle sezioni precedenti è la descrizione del modulo preventivi e listini, che lavora in coppia con il modulo di fatturazione con invio al Sistema Tessera Sanitaria.

In concreto, dal gestionale puoi:

• creare listini con codici, descrizioni delle prestazioni, prezzi e periodi di validità;
• preparare un preventivo personalizzato per paziente con più prestazioni, quantità e sconti, con il totale calcolato;
• produrre il preventivo in PDF da consegnare al paziente;
• registrare gli stati di bozza, consegna, accettazione, rifiuto e annullamento, con lo storico delle operazioni;
• conservare i prezzi applicati anche se il listino cambia dopo;
• precompilare la fattura dal preventivo accettato e, se serve, aprire la pratica di convenzione con la ripartizione tra paziente ed ente;
• consultare ed esportare in CSV il registro dei preventivi con stati e importi, per le verifiche interne.

Se vuoi vedere il flusso completo su un caso del tuo studio, dal listino alla fattura, scrivici su WhatsApp al 327 279 2653 oppure prenota una call dalla pagina contatti.

Listino, sconti, quantità e prestazioni multiple

Il listino è la base di ogni preventivo: una tabella con codice, descrizione della prestazione, prezzo e periodo di validità, da cui il preventivo prende le righe invece di reinventarle. Come strutturare il preventivo dello studio medico dipende quasi tutto da come è fatto il listino.

Tre regole che tengono in piedi il listino di un poliambulatorio:

Un codice per prestazione, sempre. La "visita fisiatrica" e la "visita fisiatrica di controllo" sono due righe con due codici, non una riga con il prezzo cambiato a mano. Il codice rende la riga uguale nel preventivo, nella fattura e nel prospetto delle spettanze.

Un periodo di validità per ogni prezzo. Quando il listino cambia, al prezzo vecchio si chiude il periodo di validità e ne parte uno nuovo: così ogni prezzo ha la sua data.

Sconti e quantità sulla riga, non nella testa di chi fa il preventivo. Il ciclo di 10 sedute con lo sconto del 10 per cento è una riga con quantità 10 e uno sconto esplicito, così il totale si calcola da solo e resta ricostruibile.

Sulle prestazioni multiple: un preventivo unico con più righe è più chiaro di tre preventivi separati per lo stesso percorso. Il paziente che fa una visita, un'ecografia e un ciclo di terapia vuole vedere i tre prezzi e il totale su un foglio solo.

Ambulatorio Facile tiene i listini della struttura con codici, descrizioni, prezzi e periodi di validità, e da lì costruisce il preventivo con quantità, sconti e totale. Il listino lo scrivi tu: il gestionale si occupa che non cambi sotto i piedi del paziente.

Domande frequenti

Cosa deve contenere un preventivo per essere valido?

I dati dello studio e del paziente, la data, l'elenco delle prestazioni con codice o descrizione, quantità e prezzo unitario, eventuali sconti, il totale, la validità dell'offerta e le condizioni di pagamento. Se una parte è a carico di una assicurazione o di un fondo, va indicata la ripartizione. Non serve una forma particolare: serve che il paziente capisca cosa paga e quanto, prima di iniziare.

Il preventivo è obbligatorio per legge?

Sì. Dal 2017 l'articolo 9 del decreto legge 1/2012, modificato dalla legge 124/2017, impone a tutti i professionisti, medici compresi, di comunicare al cliente in forma scritta o digitale la misura del compenso, con un preventivo di massima che indichi le voci di costo. Vale per ogni prestazione a pagamento, anche la singola visita, e non solo per i piani di cura lunghi.

Quali sono le conseguenze per un professionista che non rilascia un preventivo scritto?

La norma non prevede una multa fissa, ma le conseguenze arrivano da altre direzioni: il paziente può contestare il compenso e, senza accordo scritto, l'importo si ricava da tariffe e usi e, se non bastano, lo determina il giudice (articolo 2233 del codice civile); l'Ordine può aprire un procedimento disciplinare perché il codice di deontologia medica richiede la comunicazione preventiva dell'onorario; in caso di lite, lo studio parte senza la prova di quello che era stato pattuito.

Il preventivo ha valore legale?

Sì, come proposta contrattuale. Finché il paziente non lo accetta è un'offerta che vincola lo studio a quelle condizioni per il periodo di validità indicato. Quando il paziente lo accetta, per iscritto o con una conferma tracciata, nasce l'accordo sul prezzo: da quel momento lo studio non può fatturare di più senza un nuovo preventivo. Per questo conviene conservarlo con data e stato, e tenere traccia di chi lo ha consegnato.

Come si presenta un preventivo?

Su un documento con intestazione dello studio, in PDF o su carta, con le prestazioni in righe separate, i totali in evidenza e uno spazio per l'accettazione. Il modo più pulito è generarlo dal gestionale a partire dal listino, così codici, descrizioni e prezzi sono gli stessi che finiranno in fattura. Va consegnato prima della prestazione, non insieme alla fattura.

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Il preventivo al paziente è il documento meno amato della segreteria e il più utile quando qualcosa va storto. Fallo bene una volta, dal listino, e il resto della catena viene da sé. Se vuoi confrontarti su come è organizzato il tuo, scrivici: rispondiamo noi, di persona.

Simone Frosini, fondatore di Ambulatorio Facile