Delega Sistema Tessera Sanitaria al Commercialista [2026]
Come delegare l'invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria al commercialista: procedura in 5 passi, chi può essere delegato, responsabilità, sanzioni e revoca.
Hai il commercialista, hai le fatture in ordine e non hai nessuna voglia di caricare a mano centinaia di righe sul portale del Sistema Tessera Sanitaria ogni gennaio. La soluzione esiste ed è prevista dal portale stesso: la delega a un intermediario. Il problema è che la procedura sta in un PDF dell'Ordine dei Medici e in qualche pagina istituzionale scritta per gli intermediari, non per te. Qui la mettiamo in fila, passo per passo, con quello che resta a tuo carico anche dopo aver delegato.
La delega al Sistema Tessera Sanitaria è la funzione con cui il professionista sanitario autorizza un intermediario fiscale abilitato a Entratel, di solito il commercialista, a trasmettere in suo nome i dati delle spese sanitarie. Si attiva dall'area riservata del portale Sistema TS inserendo codice fiscale e PEC del delegato, che riceve una PEC e accetta. La responsabilità dei dati trasmessi resta al professionista.
Ultimo aggiornamento: settembre 2026
In sintesi
- Si delega solo un intermediario abilitato a Entratel: commercialista, consulente del lavoro, CAF, società di servizi.
- Si attiva dall'area riservata del Sistema TS: sezione dati di spesa, funzione Deleghe, codice fiscale e PEC del delegato, conferma.
- L'intermediario riceve una PEC con il link per accettare; da quel momento può trasmettere per tuo conto.
- Non si cedono mai le credenziali: il portale lo vieta e la delega esiste proprio per questo.
- La responsabilità dei dati trasmessi, e delle eventuali sanzioni, resta tua.
Cos'è la delega e da dove nasce
L'obbligo di comunicare al Sistema TS le spese sanitarie sostenute dai cittadini esiste dal 2016, per alimentare la dichiarazione dei redditi precompilata. Fin dal decreto del Ministero dell'Economia del 31 luglio 2015, che ne ha fissato le regole, è previsto che i soggetti obbligati possano affidare la trasmissione a un intermediario. La legge di stabilità 2016 ha poi allargato la platea dei soggetti obbligati e degli intermediari, e dal gennaio 2016 il portale ha una funzione dedicata.
Se vuoi il quadro completo dell'adempimento, chi è obbligato, quali dati servono e le scadenze dell'anno, parti dalla guida su come inviare le fatture al Sistema Tessera Sanitaria. Questa pagina si occupa di una cosa sola: come far fare l'invio a qualcun altro nel modo corretto.
Delegare non significa disinteressarsi
Il portale Sistema TS distingue tra chi trasmette e chi è obbligato. Con la delega l'intermediario trasmette, ma l'obbligato resta il professionista: i dati devono essere corretti e completi, e in caso di errore la sanzione è intestata a lui. La delega è uno strumento di comodo, non uno scudo.
Chi può essere delegato
Il portale accetta come delegati solo gli intermediari fiscali abilitati a Entratel, cioè il canale telematico dell'Agenzia delle Entrate riservato ai professionisti abilitati. Nella pratica:
- il commercialista o lo studio associato di commercialisti;
- il consulente del lavoro;
- i CAF e le società di servizi con abilitazione;
- le associazioni di categoria abilitate.
Non possono essere delegati la segretaria dello studio, un familiare, un collega o un fornitore di software senza abilitazione Entratel. Il portale dedica agli intermediari una sezione specifica, con il numero verde 800 030 070 per l'assistenza.
Come attivare la delega: la procedura in 5 passi
La procedura è la stessa per medici, odontoiatri e per le altre professioni sanitarie, con piccole differenze nei nomi dei menu tra le diverse tipologie di utente. Questi sono i passaggi come li descrivono l'Ordine dei Medici di Pisa nella sua guida e le pagine del portale.
- Accedi all'area riservata del portale Sistema TS con le tue credenziali, la tessera sanitaria con lettore o SPID e CIE dove previsto. Chi non ha ancora le credenziali le richiede dalla registrazione online o tramite il proprio Ordine.
- Apri la sezione dei dati di spesa (nella versione per medici e odontoiatri si chiama "Gestione dati di spesa 730") e poi la voce Deleghe.
- Inserisci i dati dell'intermediario: il suo codice fiscale, il suo indirizzo PEC e, dove richiesto, il codice della sede (per un singolo studio è "000"). Conferma.
- Attendi l'accettazione: il sistema controlla che il delegato sia abilitato a Entratel e che PEC e codice fiscale corrispondano, assegna un protocollo alla richiesta e manda all'intermediario una PEC con il link per perfezionare la delega.
- Verifica lo stato nello storico delle richieste: inoltrata, accettata, rifiutata o annullata. Solo con lo stato "accettata" l'intermediario può trasmettere in tuo nome.
Da quel momento il commercialista carica i dati dalla propria area, singolarmente o con file massivi, e le ricevute di trasmissione restano visibili anche a te.
Cosa resta a tuo carico dopo la delega
Il commercialista può trasmettere solo quello che gli dai. La qualità dei dati dipende da come tieni le fatture nello studio, e qui nascono la maggior parte degli errori che poi diventano scarti del Sistema TS.
- Dati completi su ogni fattura: codice fiscale del paziente, data di pagamento, importo, tipologia di spesa, flag di pagamento tracciato. Se manca uno di questi, l'intermediario non può inventarlo.
- Le opposizioni: se un paziente si è opposto all'invio dei suoi dati, la fattura va contrassegnata e non trasmessa. È un'informazione che nasce in studio, al momento della prestazione, e deve arrivare al commercialista.
- Le fatture che non passano dallo studio: prestazioni fatturate altrove, note di credito, rimborsi. Vanno segnalate.
- Le ricevute: dopo ogni invio, controlla nell'area riservata gli esiti e gli eventuali scarti, e chiedi la correzione prima della scadenza.
Il modo più semplice per non perdere pezzi è che ogni fattura nasca già con i dati richiesti dal Sistema TS. Sulle regole di compilazione riga per riga abbiamo una guida su come fare la fattura del medico, e per chi è in regime forfettario una guida sulla fattura elettronica del medico forfettario: l'obbligo del Sistema TS non cambia con il regime.
Sanzioni: perché la responsabilità pesa
Cosa prevede l'articolo 3, comma 5-bis, del decreto legislativo 175/2014
- 100 euro per ogni documento omesso, tardivo o errato, fino a un massimo di 50.000 euro, senza cumulo giuridico.
- Nessuna sanzione se i dati corretti vengono trasmessi entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione dell'Agenzia delle Entrate.
- Sanzione ridotta a un terzo, con massimo di 20.000 euro, se la trasmissione corretta avviene entro 60 giorni dalla scadenza.
La cifra di 100 euro sembra piccola finché non si moltiplica per le fatture di un anno: uno studio che emette 800 fatture e le trasmette tutte in ritardo si espone in teoria al massimo di legge. Per questo la finestra dei 5 giorni conta: se l'intermediario riceve i dati con anticipo e tu controlli le ricevute, gli errori si correggono in tempo utile. Se i dati arrivano al commercialista il 30 gennaio, la delega non serve a niente.
Delega al commercialista o invio automatico dal software?
Sono due modi diversi di risolvere lo stesso problema, e non si escludono. La differenza sta in dove nasce il dato.
| Criterio | Delega al commercialista | Invio dal software di fatturazione |
|---|---|---|
| Chi carica i dati | L'intermediario, dai documenti che gli mandi | Il gestionale, dalla fattura appena emessa |
| Quando | In blocco, di solito a gennaio | Alla singola fattura, in blocco o a periodi |
| Rischio di errore | Nei passaggi di mano tra studio e studio del commercialista | Nella configurazione iniziale, poi stabile |
| Opposizioni del paziente | Da comunicare a parte | Da tenere fuori dall'invio in studio, prima di trasmettere |
| Controllo delle ricevute | Sull'area riservata, a posteriori | Nel gestionale, con gli scarti in evidenza |
| Costo | Compreso o a parcella nel servizio del commercialista | Compreso nel gestionale |
Molti studi tengono entrambi: il gestionale trasmette e il commercialista, delegato, controlla e interviene sugli scarti. È la combinazione che riduce di più le sorprese. Per scegliere lo strumento, la guida ai software di fatturazione per medici mette a confronto le opzioni sul mercato.
Come Ambulatorio Facile gestisce i dati per il Sistema TS
Con la fatturazione integrata di Ambulatorio Facile la fattura nasce dall'appuntamento, con il codice fiscale del paziente già presente in anagrafica e la tipologia di spesa impostata sulla prestazione. Le fatture da non trasmettere, come quelle dei pazienti che si sono opposti, si tengono fuori dall'invio prima di far partire i dati. L'invio al Sistema TS può essere fatto fattura per fattura, in blocco o a periodi, e le pratiche aperte restano in evidenza fino alla ricevuta. Se il commercialista è delegato, trova i dati già puliti e gli resta solo il controllo.
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Domande frequenti
Come si fa la delega per il Sistema Tessera Sanitaria?
Si entra nell'area riservata del portale Sistema TS con le proprie credenziali, si apre la sezione dedicata alla gestione dei dati di spesa e poi la funzione Deleghe, si inseriscono il codice fiscale e l'indirizzo PEC dell'intermediario e si conferma. Il sistema verifica che l'intermediario sia abilitato a Entratel e gli invia una PEC con il link per accettare. Dopo l'accettazione l'intermediario può trasmettere i dati in nome e per conto del professionista.
Chi può essere delegato all'invio dei dati al Sistema TS?
Solo un intermediario fiscale abilitato a Entratel, cioè un commercialista, un consulente del lavoro, un CAF o una società di servizi con abilitazione dell'Agenzia delle Entrate. Non si può delegare un familiare, una segretaria o un collega senza abilitazione, e non si possono cedere le proprie credenziali: il portale lo vieta e la delega è l'unico modo corretto per far operare un terzo.
Se il commercialista sbaglia l'invio, chi paga la sanzione?
Il professionista sanitario. La delega trasferisce l'operatività, non la responsabilità: il soggetto obbligato resta l'unico responsabile dei dati trasmessi al Sistema TS. La sanzione per invio omesso, tardivo o errato è di 100 euro per documento fino a un massimo di 50.000 euro, ridotta a un terzo se si rimedia entro 60 giorni e azzerata se la correzione arriva entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione. Eventuali rivalse verso l'intermediario sono una questione tra privati.
Posso far usare le mie credenziali del Sistema TS al commercialista?
No. Le credenziali sono personali e la tessera sanitaria del professionista non va consegnata a terzi. Il portale prevede la delega proprio per questo: chi vuole far operare il proprio consulente deve attivarla dall'area riservata, così ogni invio resta tracciato con l'identità di chi lo ha fatto. Condividere le credenziali espone anche a un problema di sicurezza sui dati dei pazienti.
Come si revoca la delega al Sistema Tessera Sanitaria?
Dalla stessa sezione Deleghe dell'area riservata, dove compare lo storico delle richieste con il loro stato. La delega si può annullare in qualsiasi momento e il sistema ne dà notizia all'intermediario. Conviene farlo appena si cambia commercialista, perché un intermediario ancora abilitato potrebbe in teoria trasmettere o vedere i dati anche dopo la fine del rapporto.
La delega è un buon strumento se la usi per quello che è: un modo per far trasmettere a un professionista abilitato dati che nascono corretti nel tuo studio. Su tempi, sanzioni e casi particolari la parola finale resta al commercialista. Se invece vuoi vedere come far nascere le fatture già pronte per il Sistema TS, scrivici dalla pagina contatti o su WhatsApp.
Simone Frosini, fondatore di Ambulatorio Facile
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