Sistema Tessera Sanitaria: Come Inviare le Fatture [2026]

Se emetti fatture per prestazioni sanitarie, ogni anno devi comunicarne i dati al Sistema Tessera Sanitaria, il portale pubblico che alimenta il 730 precompilato dei tuoi pazienti. È un adempimento separato dalla fattura vera e propria, con scadenze proprie e una procedura che spaventa più di quanto sia complessa. Questa guida mette in fila chi è obbligato, come si invia passo passo, quali sono le scadenze del 2026 e come automatizzare il tutto quando i documenti diventano tanti.

L'invio delle fatture al Sistema TS si fa dall'area riservata del portale, con cadenza annuale, seguendo la data di pagamento. Puoi inserire i dati a mano oppure lasciare che sia un software a generare e trasmettere il file. In entrambi i casi la fattura al paziente resta cartacea o in PDF, mai elettronica via SdI.

Ultimo aggiornamento: luglio 2026

In sintesi, ecco come funziona:

• Chi: tutti i professionisti e le strutture sanitarie che fatturano a persone fisiche, dal 2016.
• Cosa: i dati delle fatture per spese sanitarie, non la fattura elettronica (che ai pazienti è vietata).
• Quando: cadenza annuale. Spese 2025 entro il 2 febbraio 2026, spese 2026 entro il 31 gennaio 2027.
• Come: dall'area riservata del portale, a mano o con un software che invia il file XML.
• Regola d'oro: conta la data di pagamento (principio di cassa), non quella di emissione.

Cos'è il Sistema Tessera Sanitaria

Il Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) è la piattaforma pubblica gestita da SOGEI per conto del Ministero dell'Economia e delle Finanze, che raccoglie i dati di spesa sanitaria dei cittadini. Quei dati confluiscono nella dichiarazione dei redditi precompilata, così il paziente trova già pronte le spese mediche detraibili nel suo 730.

Attenzione a non confondere tre cose diverse che spesso finiscono nello stesso discorso. La fattura è il documento che consegni al paziente. La fattura elettronica è il documento digitale che passa dal Sistema di Interscambio (SdI), obbligatorio verso aziende ed enti ma vietato verso i pazienti per le prestazioni sanitarie. Il Sistema TS è invece la destinazione a cui trasmetti i dati di quelle spese per il 730. Tre binari separati, che convivono ogni giorno nello studio.

Chi è obbligato a inviare le fatture al Sistema TS

L'obbligo esiste dal 2016 e riguarda tutti i soggetti che erogano prestazioni sanitarie a persone fisiche. La platea è ampia e va ben oltre il medico di base.

• Medici e odontoiatri, liberi professionisti o in forma associata.
• Psicologi, psicoterapeuti, fisioterapisti, logopedisti e altre professioni sanitarie.
• Infermieri, ostetriche, ottici, farmacie e parafarmacie.
• Ambulatori, poliambulatori, cliniche e strutture sanitarie autorizzate o accreditate.

La regola pratica è semplice: se emetti una fattura o una ricevuta per una prestazione sanitaria a un cittadino, quei dati vanno comunicati al Sistema TS. Vale anche per chi è in regime forfettario e anche quando al paziente consegni un semplice foglio di carta. L'unico caso in cui il dato non parte è l'opposizione del paziente, di cui parliamo più avanti.

Come inviare le fatture al Sistema TS: la procedura

Nella pratica hai due strade: l'inserimento manuale dal portale e l'invio automatico tramite software. Vediamo prima quella manuale, che è la base da cui parte tutto.

1. Accedi all'area riservata del Sistema TS con SPID, CIE o Carta Nazionale dei Servizi. Se sei libero professionista e non hai la Carta Operatore, richiedi le credenziali di accesso al tuo Ordine tramite PEC.
2. Apri la sezione delle spese sanitarie, la voce dedicata alla gestione dei dati per il 730 precompilato.
3. Inserisci i dati del documento: la tua partita IVA, il numero e la data della fattura, la data di pagamento e l'importo.
4. Aggiungi il codice fiscale del paziente e indica la tipologia di spesa e il tipo di pagamento (tracciato o in contanti).
5. Specifica la natura IVA: le prestazioni sanitarie sono esenti ai sensi dell'articolo 10 del decreto IVA, e i forfettari usano il codice natura previsto per il proprio regime.
6. Conferma e trasmetti. Il sistema restituisce un numero di protocollo che certifica l'avvenuto invio: conservalo.

Fin qui la modalità manuale, adatta a chi emette pochi documenti. Quando le fatture sono decine o centinaia, inserirle una a una diventa un lavoro lungo e a rischio di errori. Qui entra in gioco il software.

Scadenze 2026: quando inviare i dati

Negli anni la periodicità è cambiata più volte, passando da mensile a semestrale. Dal 2026 l'invio dei dati delle spese sanitarie è a cadenza annuale: trasmetti in un'unica finestra i dati di tutte le fatture incassate nell'anno precedente.

Il riferimento è sempre la data di pagamento, non quella di emissione della fattura: è il principio di cassa. Una fattura emessa a dicembre ma incassata a gennaio rientra nell'anno del pagamento. Le date esatte sono fissate ogni anno con decreto del Ministero dell'Economia, quindi il consiglio è di controllare il calendario aggiornato sul portale del Sistema Tessera Sanitaria e di segnarti la scadenza con qualche settimana di anticipo.

Perdere la finestra non è indolore: l'omessa o tardiva trasmissione dei dati è sanzionata, e soprattutto lascia il tuo paziente senza le spese detraibili nella precompilata. Per questo l'ordine dei dati durante l'anno conta più della corsa di gennaio.

I dati richiesti e gli errori più comuni

Tre dettagli fanno la differenza tra un invio pulito e uno da correggere.

Il principio di cassa è il primo. Il Sistema TS ragiona sui pagamenti: se sbagli e inserisci le fatture per data di emissione, i totali non torneranno con quanto il paziente ha effettivamente speso in quell'anno.

Le note di credito e i rimborsi sono il secondo. Un importo rimborsato va comunicato per non gonfiare la spesa detraibile del paziente. Alcune piattaforme non gestiscono le note di credito verso il Sistema TS in automatico, e in quei casi la correzione va fatta direttamente sul portale.

L'opposizione del paziente è il terzo. Il cittadino può chiedere che una prestazione non finisca nella precompilata: in quel caso quel dato non va trasmesso, oppure va inviato senza codice fiscale. Va quindi tracciata, prestazione per prestazione, per non inviare per errore un dato che il paziente ha escluso.

Invio manuale o software automatico: come scegliere

Non esiste una risposta unica: dipende da quante fatture emetti. La tabella qui sotto mette a confronto le due strade, con le soluzioni che oggi presidiano il mercato.

Se emetti un numero contenuto di fatture, il portale pubblico è più che sufficiente e non costa nulla. Se invece lo studio produce molti documenti, un software di fatturazione con invio al Sistema TS ti fa risparmiare ore e riduce gli scarti. La scelta migliore è quella che si incastra con gli strumenti che già usi ogni giorno, dall'agenda alla gestione dei pazienti, senza costringerti a digitare gli stessi dati due volte.

Come Ambulatorio Facile si colloca (e cosa sta arrivando)

Diciamolo con chiarezza. Oggi Ambulatorio Facile non emette fatture e non trasmette i dati al Sistema TS: per la parte fiscale servono un software di fatturazione e il tuo commercialista. Quello che il gestionale fa, e fa bene, è tenere in ordine i dati da cui la fattura parte: l'agenda e l'anagrafica dei pazienti, le prestazioni erogate, i codici fiscali completi. È proprio il disordine a monte, non il portale, a rendere faticoso l'invio di gennaio.

C'è però una novità in arrivo. Stiamo sviluppando la fatturazione integrata con invio automatico al Sistema TS dentro lo stesso gestionale: la nota o la fattura nasce dall'appuntamento in agenda, con l'anagrafica del paziente già compilata, e i dati di spesa vanno al Sistema TS senza doppie digitazioni. È prevista per l'estate 2026. Se vuoi seguirne l'uscita o capire come incastrarla con il tuo flusso di lavoro, scrivici su WhatsApp o dalla pagina contatti.

Nel frattempo, se il tema più ampio è la conformità dello studio, dalla fattura elettronica alla ricetta elettronica fino al GDPR, parti dalle guide dedicate: sono adempimenti diversi che conviene tenere separati e chiari.

Domande frequenti

Quando vanno inviate le fatture al Sistema Tessera Sanitaria?

L'invio dei dati delle spese sanitarie è passato a cadenza annuale. I dati delle fatture incassate nel 2025 vanno trasmessi entro il 2 febbraio 2026 (il 31 gennaio cade di sabato), mentre quelli del 2026 vanno inviati entro il 31 gennaio 2027. Si segue il principio di cassa, cioè conta la data di pagamento e non quella di emissione. Le scadenze sono fissate con decreto del Ministero dell'Economia: verifica sempre quella aggiornata sul portale Sistema TS.

Come si inviano le fatture al Sistema TS?

Si accede all'area riservata del Sistema Tessera Sanitaria con SPID, CIE, Carta Nazionale dei Servizi o con le credenziali rilasciate dall'Ordine, poi si apre la sezione dedicata alle spese sanitarie (Gestione dati spesa 730). Da lì puoi inserire le fatture a mano, una per una, oppure caricare un file XML generato da un software di fatturazione che effettua l'invio in automatico. Ogni invio produce un numero di protocollo che conferma la trasmissione.

Chi deve inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria?

Dal 2016 sono obbligati tutti i soggetti che erogano prestazioni sanitarie a persone fisiche: medici e odontoiatri, ma anche psicologi, fisioterapisti, infermieri, ottici, farmacie, strutture e ambulatori. L'obbligo riguarda i dati delle fatture emesse ai pazienti, che servono a precompilare la dichiarazione dei redditi. È un adempimento distinto dalla fattura elettronica e va rispettato anche quando la fattura al paziente è cartacea o in PDF.

Cosa succede se il paziente si oppone all'invio dei dati?

Il paziente ha diritto di opporsi alla trasmissione dei dati della sua spesa sanitaria al Sistema TS. Se esercita l'opposizione, quella fattura non viene inviata oppure viene trasmessa senza il codice fiscale, e non comparirà nella sua dichiarazione precompilata. L'opposizione può essere comunicata direttamente al professionista al momento della prestazione, oppure dal cittadino tramite l'area riservata dell'Agenzia delle Entrate entro i termini previsti.

Serve per forza un software per inviare le fatture al Sistema TS?

No. Con pochi documenti puoi inserire le fatture a mano dall'area riservata del portale, gratuitamente. Un software conviene quando i documenti sono tanti: genera il file XML nel formato richiesto, permette l'invio in blocco di un intero periodo e riduce il rischio di errori e di scadenze mancate. La scelta dipende dai volumi dello studio, non da un obbligo di legge.

La regola, una volta capita, è lineare: i dati delle spese sanitarie si comunicano al Sistema TS una volta l'anno, per data di pagamento, dal portale o con un software se i numeri sono alti. Tutto il resto è tenere in ordine anagrafica e prestazioni durante l'anno, così a gennaio l'invio diventa una formalità invece che una corsa. Se parti da dati puliti, anche l'adempimento più temuto smette di fare paura.

Simone Frosini, fondatore di Ambulatorio Facile